SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST
odbor kancelář tajemníka jako celek zajišťuje:
- organizační, technické a materiální zajištění místního referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl
A. Vedoucí odboru zajišťuje:
- řízení, organizaci a kontrolu práce odboru
- tvorbu a koordinaci koncepčních projektů odboru
- zpracování rozpočtu odboru
- hospodaření s rozpočtem odboru
- aktualizaci internetových stránek tajemníka a odboru kancelář tajemníka
- sledování souvisejících právních norem
- rozmísťování odborů MMOl a zajištění souvisejících záležitostí
- plnění příkazů, úkolů a pokynů tajemníka
- v rámci systému řízení bezpečnosti informací – Information Security Management System (dále jen „ISMS“) roli gestora administrativní a personální bezpečnosti
- uzavírání nájemních smluv a smluv o výpůjčce (na základě rozhodnutí porady vedení) týkajících se přednáškového sálu administrativní budovy Hynaisova 10, a je pověřen jejich podepisováním
- uzavírání smluv o nájmu, jejichž předmětem je poskytnutí prostor pro zřízení volebních místností a bezpečné uložení volebního vybavení, a je pověřen jejich podepisováním
-
uzavírání nájemních smluv a smluv o výpůjčce (po odsouhlasení tajemníkem MMOl) movitých věcí (do výše
předmětu plnění 500 000,- Kč bez DPH) souvisejících s náplní činnosti OKT, a je pověřen jejich podepisováním
B. Samostatní zaměstnanci
samostatný zaměstnanec zajišťuje:
- spolupráci s obcemi v rámci správního obvodu obce s rozšířenou působností6 (SMOl)
- organizuje setkání starostů a tajemníků obcí správního obvodu SMOl s vedením SMOl
- provoz sekretariátu vedoucí odboru
- agendu docházky odboru
- přípravu zpráv a podkladů pro jednání RMO a ZMO
- rezervace sálu zastupitelstev a přilehlých místností v budově Hynaisova 10 pro potřeby MMOl, Krajského úřadu Olomouckého kraje a pro cizí subjekty po schválení poradou primátora
- vyřizování korespondence vedoucí odboru
- vedení spisové služby odboru (spisový uzel)
- zhotovení podkladů, stanovisek a realizace korespondence
- účast při jednáních a poradách tajemníka, vč. pořizování zápisů a protokolů
- část agendy čerpání sociálního fondu MMOl dle schváleného rozpočtu v souladu se schválenými vnitřními předpisy
- agenda zveřejňování smluv SF v registru smluv
- plnění příkazů, pokynů a úkolů tajemníka MMOl a vedoucí odboru kancelář tajemníka
- hospodaření s provozní zálohou odboru
- evidenci pracovních náplní, dohod o odpovědnosti, zkrácených pracovních úvazků, posunů pracovní doby a služebních průkazů zaměstnanců odboru
- parkovací karty do podzemních garáží Namiro pro odborné komise
samostatný zaměstnanec zajišťuje:
- vyřizování korespondence vedoucí odboru
- archivaci materiálů vedoucí odboru
- zpracování materiálů do RMO, předkládaných vedoucí odboru
- agendu služebních mobilních telefonů, komunikaci s poskytovateli mobilních služeb (včetně výběrových řízení na služby mobilního operátora), měsíční vyúčtování služeb mobilního operátora služebních telefonních čísel zaměstnanců MMOl
- agendu docházky odboru
- evidenci nákupu karet CCS
- agenda zveřejňování smluv SF v registru smluv
- zhotovení podkladů, stanovisek a realizace korespondence
- evidenci v Agendiu: smlouvy odboru, žádosti a odpovědi podle zákona č. 106/1999 Sb. poskytnuté za odbor, stížnosti spadající do věcné příslušnosti odboru
- rezervace sálu zastupitelstev a přilehlých místností v budově Hynaisova 10 pro potřeby MMOl, Krajského úřadu Olomouckého kraje a pro cizí subjekty po schválení poradou primátora
C. Jednotlivá oddělení
odd. personální a právní zajišťuje:
na úseku personálním:
- výkon komplexních personálních činností v souladu s platnou legislativou
- tvorbu a aktualizace personální strategie v návaznosti na strategické záměry SMOl
- tvorbu metodik personálních činností a vytváření příslušné dokumentace v souladu s cíli SMOl
- zabezpečuje podporu personálních procesů
- agendu spojenou s vedením osobních spisů zaměstnanců MMOl a MPO v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) a dalšími právními a vnitřními předpisy
- pracovněprávní záležitosti týkající se členů zastupitelstva uvolněných pro výkon funkce
- řešení pracovněprávních otázek podle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a dalších pracovněprávních předpisů
- tvorbu specifikací vedoucích odborů MMOl a evidenci specifikací zaměstnanců MMOl a pracovních náplní MPO
- tvorbu dohod o odpovědnosti vedoucích odborů
- zadávání personálních dat do programu Portál, který průběžně aktualizuje
- aktuální evidenci schválených funkčních míst RMO a stavu zaměstnanců na jednotlivých odborech MMOl a MPO
- zadávání a aktualizaci zkratek funkčních míst pro účely CIS dle usnesení RMO a návrhů vedoucích pracovníků ve spolupráci s odborem informatiky
- přípravu zpráv do RMO v oblasti pracovněprávní a v oblasti změn organizační struktury
- informování odborové organizace o organizačních změnách
- evidenci změn organizační struktury MMOl (názvy odborů, oddělení atd.) včetně organizačních schémat
- evidenci za personální a právní oddělení dle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
- agendu povolování jiné výdělečné činnosti pro úředníky MMOl a zaměstnance MMOl
- evidenci adaptační přípravy nově nastupujících, převáděných a přeřazovaných zaměstnanců MMOl
- agendu osob se zdravotním postižením ve spolupráci s úsekem PaM a Úřadem práce Olomouc
- agendu společensky účelných pracovních míst včetně příslušné evidence
- agendu pracovních rehabilitací včetně příslušné evidence
- spolupráci s úřadem práce dle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů, a vedení příslušné dokumentace
- poskytování metodické pomoci v oblasti personálního řízení, včetně pracovněprávní problematiky vedoucím pracovníkům a zaměstnancům SMOl
- část agendy čerpání sociálního fondu MMOl dle schváleného rozpočtu v souladu se schválenými vnitřními předpisy
- agendu čerpání mateřské, rodičovské dovolené a neplaceného volna
- agendu home office u pracovních pozic vedoucích odborů a tajemníka MMOl
- archivaci materiálů souvisejících s výkonem personální agendy
- rozborovou činnost v oblasti personální (včetně uveřejňování na SYSDOK)
na úseku výběrových řízení:
- výkon komplexních personálních činností v souladu s platnou legislativou
- komplexní agendu výběrových řízení na obsazení pracovních pozic na MMOl dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, a výběrová řízení na ředitele MPO (metodika výběrových řízení, oznámení o vyhlášení výběrového řízení, způsoby zveřejnění, jmenování výběrové komise, informace uchazečům, realizace výběrového řízení, závěrečná zpráva, informace uchazečům o výsledku apod.)
- nábor a výběr ostatních zaměstnanců („neúředníků“) SMOl zařazených do MMOl
- spolupráci s Úřadem práce Olomouc dle zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů a vedení příslušné dokumentace
- informování občanů o volných pracovních místech u SMOl
- analytické činnosti v oblasti náboru a výběru zaměstnanců, praxí a stáží (včetně uveřejňování na SYSDOK)
- evidenci periodického hodnocení zaměstnanců MMOl
- analytická činnost v oblasti periodického hodnocení zaměstnanců MMOl
- průběžné zakládání pracovněprávních dokumentů do osobních spisů zaměstnanců v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů)
- vedení agendy a zajišťování bezplatných studijních praxí na MMOl ve spolupráci s příslušnými školami
- agendu Plánů nástupnictví pro klíčové pozice na MMOl
- evidenci dohod o výkonu práce z jiného místa – home office
- evidenci zastupování tajemníka MMOl, vedoucích odborů, vedoucích oddělení a ředitele MPO
- fasování kancelářských potřeb pro oddělení personální a právní
- činnosti spojené se spisovým uzlem pro oddělení personální a právní
- rozdělování a vyřizování korespondence
- archivaci materiálů souvisejících s výkonem agendy
- v součinnosti s Úřadem práce Olomouc burzu práce a vzdělávání – příprava expozice, realizace, zhodnocení,
na úseku vzdělávání a rozvoje:
- ve spolupráci s příslušnými vedoucími odborů MMOl zajišťování, organizování a koordinace oblasti vzdělávání a rozvoje zaměstnanců MMOl v souladu s platnou legislativou
- plánování, realizaci a zhodnocení vzdělávacího procesu na MMOl
- ve spolupráci s příslušnými vedoucími odborů se podílí na realizaci interních forem vzdělávání zaměstnanců MMOl (včetně výjezdních školení)
- zpracování Koncepce vzdělávání a rozvoje zaměstnanců MMOl a její průběžnou aktualizaci
- ve spolupráci s příslušnými vedoucími odborů MMOl zajišťuje oblast kvalifikace zaměstnanců MMOl - odborné profesní přípravy (např. zvyšování kvalifikace, oblast orientace a prohlubování kvalifikace) včetně kontaktu se školícími agenturami
- agendu spojenou s odbornou profesní přípravou pro členy RMO a ZMO
- agendu akreditací a obnovení akreditací pro úředníky MMOl
- agendu spojenou se vstupním vzděláváním úředníků MMOl (celkové organizační zajištění, včetně vedení evidence osvědčení a zasílání zprávy o vzdělávání na MV ČR)
- činnosti spojené s průběžným vzděláváním úředníků a zaměstnanců MMOl
- ve spolupráci s vedoucími odborů MMOl vede agendu spojenou s organizací a evidencí přípravy a ověřování zvláštní odborné způsobilosti úředníků dle vyhlášky č. 512/2002 Sb., o zvláštní odborné způsobilosti úředníků územních samosprávných celků, ve znění pozdějších předpisů, a dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
- agendu spojenou se vzděláváním vedoucích úředníků a tajemníka
- zajišťování agendy studia na středních, vyšších odborných a vysokých školách a uzavírání kvalifikačních dohod se zaměstnanci MMOl
- agendu spojenou se zajišťováním interního vzdělávání (jazykové kurzy, počítačové kurzy, cílená odborná školení a školení k měkkým dovednostem atd.) dle potřeb SMOl
- online formy vzdělávání pro zaměstnance MMOl
- e-learningové vzdělávání pro zaměstnance MMOl
- agendu spojenou se školením a kurzy zaměstnanců OSPOD hrazených z dotace MPSV
- ve spolupráci s vedoucími odborů MMOl zajišťování povinného proškolování řidičů podle příslušného vnitřního předpisu
- agendu spojenou se zajišťováním bezpečnostního školení zaměstnanců SMOl podle platného vnitřního předpisu (ve spolupráci s odborem ochrany)
- vedení evidence plánů vzdělávání a rozvoje úředníků a spolupráce při jejich sestavení a aktualizaci s příslušnými vedoucími úředníky dle zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů
- vedení evidence o uznání rovnocennosti vzdělání dle vyhlášky č. 304/2012 Sb., o uznání rovnocennosti vzdělání úředníků územních samosprávných celků, ve znění pozdějších předpisů
- plánování rozpočtu a hospodaření s rozpočtem na vzdělávání a rozvoj zaměstnanců MMOl, členů RMO a ZMO, včetně zpracování platebních příkazů
- zadávání dat týkajících se vzdělávání do programu Portál a jejich průběžná aktualizace
- zakládání dokladů týkajících se povinných forem vzdělávání a zvyšování kvalifikace zaměstnanců MMOl do osobních spisů
- archivaci materiálů souvisejících s výkonem agendy na úseku vzdělávání
- analytickou činnost v oblasti vzdělávání a rozvoje (včetně uveřejňování na SYSDOK)
na úseku sociálním:
- vysílání zaměstnanců MMOl na vstupní, periodickou, mimořádnou, příp. výstupní, pracovnělékařskou prohlídku a povinné očkování; kontroluje řádné plnění termínů a vede příslušné evidence
- kontrolu správnosti vystavených faktur za pracovnělékařské prohlídky a povinné očkování a předává k dalšímu zpracování na oddělení správa budov a ekonomické
- agendu zaměstnanců se zdravotním omezením na základě pracovnělékařských prohlídek a informuje příslušné vedoucí odboru
- metodickou pomoc v případě vyřizování žádostí zaměstnanců o starobní, invalidní, vdovské, vdovecké a sirotčí důchody
- vyřizování určitých typů žádostí zaměstnanců v sociální oblasti
- zpracování materiálu "Sociální politika Magistrátu města Olomouce"
- analytickou činnost v oblasti sociální
na úseku právním a legislativním:
- legislativní agendu SMOl (s výjimkou činností, které jsou svěřeny jiným odborům MMOl)
- poskytování právního poradenství v pracovněprávní a legislativní oblasti
- pracovněprávní služby pro tajemníka, příslušné vedoucí pracovníky i zaměstnance
- konzultace a poradenství v oblasti zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a souvisejících pracovněprávních předpisů
- vypracovávání právních vyjádření a připomínek v pracovněprávní a legislativní oblasti
- vedení komplexní agendy interních norem MMOl a společných pro SMOl, tj. vnitřních předpisů, metodických pokynů a jiných interních norem
- metodickou činnost na úseku legislativním
- tvorbu nových interních norem z personální a pracovněprávní oblasti a jejich aktualizaci
- agendu jmenování pracovních týmů na úseku legislativním
- realizaci připomínkového řízení k návrhům interních norem (nebo jejich změn)
- vydání, zveřejnění, distribuci a evidenci interních norem
- společně s vedoucími odborů a zpracovateli interních norem, průběžné sledování jejich aktuálnosti a upozorňování na případné nedostatky ve spolupráci s odborem interního auditu a kontroly
- poskytování informací týkajících se interních norem a zveřejnění těchto informací na intranetu včetně jejich průběžné aktualizace
- aktualizaci informací pro zaměstnance SMOl zařazené do MMOl v rozsahu zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a jejich zveřejnění na intranetu
- práci v týmech a koordinaci činností na úseku legislativním MMOl i společných norem SMOl
- součinnost a komunikaci s odborovou organizací na úseku legislativním a pracovněprávním (kolektivní smlouva apod.)
- vedení agendy vybraných interních sdělení tajemníka
- tvorbu a aktualizaci vybraných pracovněprávních a personálních tiskopisů a jejich vyvěšování na intranetu
- pracovněprávní a personální agendu při zvolení uvolněných členů ZMO do funkcí v RMO a při skončení výkonu těchto funkcí
- poskytování informací z pracovněprávní a personální oblasti podle zákona č. 106/1999 Sb.
na úseku práce a mzdy:
- komplexní výkon mzdové agendy pro zaměstnance SMOl (MMOl a MPO) v souladu s platnou legislativou
- evidenci docházky pracovní doby, včetně jejího zadávání a zpracování základních mzdových údajů do programu DC, který průběžně aktualizuje
- provedení výpočtu sociálního pojištění včetně odvodů na Českou správu sociálního zabezpečení
- provedení výpočtu zdravotního pojištění, včetně odvodů do příslušných zdravotních pojišťoven
- provedení výpočtu daně z příjmu fyzických osob včetně odvodu finančnímu úřadu
- přihlašování, odhlašování a hlášení změn zaměstnanců do příslušných zdravotních pojišťoven a na Českou správu sociálního zabezpečení (dále jen „ČSSZ“)
- zajištění administrace eNeschopenek z portálu ČSSZ, včetně jejich evidence
- provedení výpočtu a výplaty náhrady platu v době pracovní neschopnosti
- zpracování a zasílání podkladů pro výpočet dávek nemocenského pojištění na ČSSZ
- zpracování a vedení evidence evidenčních listů důchodového pojištění a jejich zasílání na ČSSZ, a to i za zaměstnance ze zrušených organizací, které patřily SMOl
- provedení ročního zúčtování daně z příjmu fyzických osob pro zaměstnance SMOl (zpracování, kontrola a výplata)
- vyhotovení a zasílání daňových výkazů finančnímu úřadu
- provádění srážek z mezd a platů zaměstnanců SMOl
- zpracování výpočtu zákonného pojištění odpovědnosti SMOl za škodu a pracovní úrazy včetně odvodu
- provedení výpočtu a zpracování podkladů týkající se odškodňování pracovních úrazů a případná komunikace s pojišťovnou (Generali Česká pojišťovna)
- agendu dovolené a provádí průběžnou aktualizaci výpočtu nároku na dovolenou, kontrolu čerpání a krácení dovolené apod.
- zpracovávání podkladů týkajících se hospodářské činnosti zaměstnanců MMOl a zaměstnanců MPO hrazených z fondu mobility
- vystavení předpisů mezd a platebních poukazů pro odbor ekonomický MMOl
- stanovení započitatelné praxe zaměstnancům zařazeným do MMOl ve spolupráci s příslušným vedoucím odboru
- zařazování zaměstnanců MMOl do příslušných platových tříd dle návrhu vedoucích odborů, poskytování konzultace k zařazování zaměstnanců
- vystavování platových výměrů zaměstnancům SMOl
- činnosti související s povinností přiznání plnění povinného podílu zaměstnávání osob se zdravotním postižením
- provedení výpočtu povinného podílu, zpracování oznámení pro úřad práce a případně provedení odvodu
- zpracování statistických výkazů a případné spolupráce při poskytování dat pro účely statistiky jiným odborům
- evidenci dohod konaných mimo pracovní poměr, včetně evidence výkazů práce
- konzultace s příslušnými vedoucími odboru k problematice pracovnělékařských prohlídek při sjednávání dohod mimo pracovní poměr
- provedení výpočtu odměn dle uzavřených dohod konaných mimo pracovní poměr, včetně zajištění výplat náhrady mzdy v době pracovní neschopnosti a odvodů na sociální pojištění, zdravotní pojištění a daně a přihlašování, odhlašování, hlášení změn do příslušných zdravotních pojišťoven, na ČSSZ a vedení evidenčních listů důchodového pojištění a zasílání na ČSSZ
- plnění usnesení RMO ve věcech realizace
- mzdových opatření zaměstnanců MMOl
- odměn zastupitelů ZMO, členů výborů ZMO a komisí RMO – dle podkladů od tajemníků nebo předsedů výborů ZMO nebo komisí RMO, zajištění zpracování a výplaty odměn, včetně přihlašování, odhlašování a hlášení změn u zastupitelů a členů výborů ZMO a komisí RMO do příslušných zdravotních pojišťoven a na ČSSZ (vznikne-li účast na pojištění), vedení evidenčních listů důchodového pojištění a zasílání na ČSSZ, zajištění odvodů zdravotního pojištění, sociálního pojištění a daně
- zpracování rozpočtu pro zastupitele ZMO, členy výborů ZMO a komisí RMO
- provedení výpočtu odměn a stanovení měsíční odměny pro primátora SMOl a náměstky primátora SMOl dle příslušného nařízení vlády
- kontrolu a proplácení jednotlivých refundací platů a mezd na základě přijatých potvrzení nebo faktur a jejich evidenci
- vystavování faktur jiným organizacím z důvodu vyúčtování refundace týkajících se našich zaměstnanců
- zpracování rozpočtu mzdových nákladů pro zaměstnance MMOl včetně zákonných odvodů, sledování plnění rozpočtu, provádění rozborů a navrhování opatření
- evidenci dotací a finančních příspěvků týkajících se projektů jednotlivých odborů na platy a mzdové náklady
- výpočet a označení uznatelných mzdových nákladů jednotlivých projektů či dotací s přidělenými účelovými znaky, dle pokynu garanta jednotlivých dotací či finančních příspěvků, kontrola dodržování a vykazování maximálních limitů mzdových nákladů u jednotlivých zaměstnanců zapojených do projektů, rozúčtování mzdových nákladů dle stanovených pravidel, zpracování celkového čerpání mzdových nákladů a dalších podkladů dle vyžádání garantů jednotlivých projektů
- část agendy sociálního fondu MMOl
- stanovení výše sociálního fondu MMOl, včetně stanovení rozpočtu a sledování čerpání finančních prostředků ze sociálního fondu MMOl
- provádění odvodů záloh do sociálních fondů MMOl a MPO dle čerpání mzdových prostředků
- zpracování a evidence příspěvku zaměstnavatele poskytovaného na penzijní připojištění a na doplňkové penzijní spoření zaměstnancům MMOl
- stanovení počtu flexi passů a jejich zajištění pro zaměstnance zařazené do MMOl
- agendu spojenou se zajištěním stravování pro zaměstnance MMOl (nákup, výdej, vyúčtování SF + zaměstnanecký podíl – ceniny)
- zabezpečení činností požadovaných ČSSZ
- vystavování potvrzení pro sociální dávky, finanční úřady a soudy a poskytování součinnosti požadované uvedenými organizacemi
- vystavování veškerých potvrzení pro zaměstnance SMOl požadovaných bankovními ústavy a finančními institucemi
- archivaci materiálů související s komplexním výkonem mzdové agendy
- analytickou činnost v oblasti PaM
- spolupráce na tvorbě nových interních norem týkající se mzdové a platové oblasti a jejich aktualizaci
odd. správa budov a ekonomické zajišťuje:
- likvidaci faktur
- nákup předmětů operativně technické evidence (dále jen „OTE“), drobného dlouhodobého hmotného majetku (dále jen „DDHM“), jiného drobného dlouhodobého hmotného majetku (dále jen JDDHM), ostatního dlouhodobého hmotného majetku (dále jen ODHM) a dlouhodobého hmotného majetku (dále jen „DHM“)
- evidenci, fyzickou a dokladovou inventarizaci předmětů OTE, DDHM, JDDHM, ODHM a DHM
- vyřazování a likvidaci předmětů OTE, DDHM, JDDHM, ODHM a DHM již nefunkčních a nevyhovujících na základě rozhodnutí škodní a likvidační komise a RMO, nebo jen příkazce operace
- přípravu podkladů pro zařazení majetku, převod či vyřazení z účetní evidence odboru kancelář tajemníka MMOl, evidenci jednotlivých případů změnových listů
- vyúčtování a přefakturaci plateb za el. energii, plyn, vodu, teplo externím odběratelům
- provádění a evidenci zálohových plateb
- zhotovování veškerých požadovaných tiskopisů používaných zaměstnanci MMOl
- zhotovování faximil, úředních a neúředních razítek, odborům, vedení prvotní evidence a následnáé likvidace
- vystavování platebních poukazů za nákup v hotovosti
- praní záclon, potahů, vlajek, praporů, mobilních částí zástěn k volbám, atd.
- opravy počítaček, kalkulaček, psacích strojů, kopírek, služebních vozidel , kávovarů, skartovaček atd.
- vyúčtování a přeúčtování PHM daným odborům na základě podkladů CCS
- sledování a vedení osobních karet zaměstnanců odboru kancelář tajemníka MMOl
- hromažďování materiálů k odborné skartaci dokumentů nepodléhající skartačnímu řízení
- odvoz objemného odpadu do Sběrového dvora, evidence
- vedení a sledování pohybu uměleckých předmětů spadajících do majetku MMOl i majetku zapůjčeného (obrazy, stylový nábytek apod.), vedení smluv a jejich aktualizace, vedení cizího majetku-leasing, nájem
- vyhotovení objednávek pro odbor kancelář tajemníka i ostatní odbory na různé opravárenské práce a služby výrobní či nevýrobní činnosti, nákup materiálu, DDHM, JDDHM, ODHM, DHM a OTE, stravenek, tisku formulářů, vizitek, obálek, licence EKJ služebních vozidel, čisticích prostředků, úklid, stěhovací práce, revize, STK služebních vozidel, přezouvání pneumatik služebních vozidel, opravy kamerových systémů, telefonní ústředny, výtahů, přihlašovacích čipů do služebních vozidel atd.
- aktivace a technické zhodnocení majetku
- stěhovacích prací, výmalby, pokládky podlahových krytin, výměny osvětlení, drobných stavebních prací a sanací objektů ve správě OKT
- likvidaci faktur dle schváleného rozpočtu MMOl, hrazení elektřiny, plynu, vody, tepla a úklidu v objektech MMOl, služeb, oprav a materiálu, hmotného i nehmotného majetku, revizí, úhradu faktur za komplexní služby, opravy a nákup materiálu souvisejících se správou a údržbou objektů MMOl a jeho provozem, služby spojené s údržbou, opravami a provozem služebních vozidel
- komplexní fakturace
- soustřeďování, aktualizaci a revize uzavřených smluv a dohod o nájmech v objektech odboru kancelář tajemníka, smlouvy o zabezpečení úklidových prací, smlouvy o dodávkách tepla, el. energie, vody, smlouvy o fyzické ostraze objektů a o ostraze prostřednictvím PCO, smlouvy o dílo, zápůjční smlouvy, smlouvy o poskytnutí služby, smlouvy o odvozu a zneškodnění odpadu, smlouvy kupní atd. a spolupracuje na jejích změnách
- předpisy nájemného za pronajaté prostory, taktéž za odběr vody, elektřiny, plynu a tepla
- evidenci odběrných míst elektřiny, vody, plynu, provádění odečtů odběru energií
- činnosti související s pověřením k výkonu role Energetického manažera organizace
- údržbu a provoz objektů MMOl - odboru kancelář tajemníka (objekty administrativní a skladovací)
- revizní zprávy na objektech odboru kancelář tajemníka (EPS, EZS, komíny, hromosvody, elektrospotřebiče, výtahy atd.)
- deratizaci zasažených objektů, zajišťování postřiků proti hmyzu
- nákup materiálu pro odbor kancelář tajemníka v souvislosti s údržbou objektů
- vyhotovení atestů a evidenci nově nakoupených elektrospotřebičů a prodlužovacích šňůr
- sleduje a eviduje vydávání nových zákonů, vyhlášek a norem v oblasti požární ochrany a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (PO a BOZP) dle potřeb odd. správy budov
- úhradu za nákup služebních mobilních telefonů MMOl
- likvidaci faktur za používání služebních mobilních telefonů MMOl
- evidenci čisticích prostředků pro úklid budov MMOl a MPO (nákup, výdej, fakturace)
- nákup, evidenci, výdej, fakturaci ochranných pomůcek, dezinfekcí atd. v případě vzniklé mimořádné události
- agendu a manipulaci ve věci drobných ztrát a nálezů (příjem, výdej, evidence na EÚD, skladování, likvidace)
- spolupráci s oddělením opatrovnickým odboru sociálních věcí MMOl v souvislosti s pohřby neznámých a osamělých osob na území SMOl – vyklizení nemovitosti a likvidace věcí (škodní a likvidační komise RMO) apod.
- přípravu podkladů pro VŘ na nákup komodit hrazených z rozpočtové kapitoly ORJ odboru kancelář tajemníka, včetně technické specifikace a dle zákona 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů
- zpracování podkladů a návrh rozpočtu za odbor kancelář tajemníka, jednání o rozpočtu, sledování čerpání rozpočtových položek (zdrojů příjmů a zaměření výdajů) na příslušný kalendářní rok za ORJ odboru kancelář tajemníka, přípravu rozpočtových změn, předkládání návrhů na rozpočtové změny do RMO
- hospodaření s přidělenými dotacemi nebo jinými účelově vázanými prostředky, kontrola jejich čerpání a užití, evidence
- opravy, úpravy, změny orientačního a informačního systému v administrativních budovách MMOl (venkovní orientační tabule-vchodové, vnitřní tabule chodbové, přededveřní (odbor, oddělení, pracovník, č.kanc.), informační piktogramy, identifikační štítky pracovníků (na oděv), cedule zastupitelů v zasedacím sále Hynaisova 10, externí informační totemy, fotografie pracovníků, změny spojené s organizačními změnami MMOl
- měsíční vyúčtování služeb mobilního operátora služebních telefonních čísel zaměstnanců MMOl
- přípravu a shromáždění podkladů pro řešení škodních pojistných událostí a havarijních stavů v administrativních objektech a skladovacích prostorách MMOl, řešení havárií s pracovníky pojišťovny, Národního památkového ústavu a odboru památkové péče MMOl
- evidenci a zadávání smluv a objednávek do Agendia – jejich vypořádání v návaznosti na alokaci rozpočtu
- zveřejňování smluv v Registru smluv za OKT
- úsek správy budov zajišťuje:
- činnosti spojené s komplexním chodem budov Hynaisova 10, Palackého 14, Horní nám. 583, Štursova 1, Vejdovského 2, Barvířská 1, Kosmonautů 8, Sokolská 19, 28. října a dalších objektů, které slouží pro uložení nábytku organizace, volebního materiálu, uměleckých děl atd.
- obsluhu audiovizuální techniky
- obsluhu technologických zařízení
- opravy dodavatelským způsobem
- realizaci činností vykonávaných osobami pověřenými rolí provozního pracovníka v systému managementu hospodaření s energiemi (EnMS)
- evidenci a aktualizaci průkazů PENB – energetické náročnosti provozu nemovitostí – hospodaření s energiemi u objektů ve správě OKT
- řádnou evidenci a provádění technických revizí spojených se správou budov apod.
- poskytování nejfrekventovanějších tiskopisů a údajů o nutných dokladech k vyřízení
- poskytování informací o příslušnosti a telefonních linkách pracovišť a zaměstnanců
- poskytování základní informace podle § 5 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů
- fungování telefonního spojení mimo pracovní dobu za zaměstnance telefonní ústředny
- výkon operativní činnosti kolem parkování - zapůjčení výjimek pro vjezd do pěší zóny
- ochranu bezpečnosti osob a majetku, provádí zákroky a úkony v rámci stanovených oprávnění v budovách Magistrátu města Olomouce
- monitorování vstupu a odchodů osob v objektech, v případě potřeby zasahuje
- ochranu movitého a nemovitého majetku organizace
- výkon kontroly zajištění bezpečnosti objektu před vloupáním, poškozením apod. ve všech jeho prostorách, obsluhuje zabezpečovací zařízení a kamerový systém (EPS, EZS, CCTV) a další technologie objektů
- výkon kontrolní prevence před nebezpečím požáru a koná první úkony při zjištění požáru - účinně přitom spolupracuje s příslušnými orgány
- spolupráci s externí odborně způsobilou osobou BOZP a PO při řešení bezpečnosti práce a požární ochrany objektů
- spolupráci s MPO a Policií ČR při řešení mimořádných situací v objektech
- evidenci náhradních klíčů od všech dveří objektu a má k dispozici plán objektu pro případy havárií
- vyvěšení praporů a vlajek dle pokynů odpovědných pracovníků, apod.
- poskytnutí první pomoci s pomocí defibrilačního přístroje
- nákup materiálu do skladu kancelářských potřeb a jeho následného vydávání na základě požadavků jednotlivých odborů, včetně evidence, výběrových řízení
- agendu leasingů MMOl hrazených z rozpočtu odboru
- agendu služebních vozidel MMOl – (administrace el. knihy jízd, práva, měsíční vyúčtování PHM za jednotlivé služební vozy a odbory, opravy, údržba – vše dle aktuálního VP o používání služebních vozidel
- provoz, servis a opravy telefonní el. ústředny, přepojování tel. linek
odd. spisové služby zajišťuje:
- provádí výkon spisové služby odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti SMOl, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, odesílání apod. dle platné legislativy
- vykonává činnost elektronické podatelny dle platné legislativy
- vykonává obsluhu datové schránky SMOl a z moci úřední provádí konverzi dokumentů v listinné podobě do elektronické podoby a z elektronické podoby do listinné podoby podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů
- správu elektronické úřední desky zahrnující přidělování uživatelských práv k aplikaci, definici a úpravu číselníků, sběr a vyhodnocování připomínek k aplikaci
- tvorbu a aktualizaci metodiky spisové a archivní služby
- podílí se na optimalizaci toku dokumentů
- spravuje agendu elektronického podpisu zaměstnanců SMOl
- zajišťuje hromadné kopírování dokumentů (nad 25ks kopií z jednoho originálu)
- vede objednávky, evidenci, fakturaci a reklamaci novin, časopisů a Sbírek zákonů
- evidenci, vyvěšení a potvrzení vyhlášek od cizích organizací
- vede objednávky, evidenci a likvidaci faktur za telefonní hovory z pevných linek v objektech MMOl
- úhrady faktur za poštovní služby (profi balíky, odpovědní balíky, nadstandardní zpracování složenek, vystavení certifikátů el. podpisu)
- agendu a doplňování finančních prostředků pro frankovací stroje
- agendu centrální spisovny Magistrátu města Olomouce a Městské policie Olomouc
- agendu centrální spisovny 15 zrušených organizací, popř. organizací v likvidaci, jejichž zřizovatelem bylo statutární město Olomouc:
- Oděvní tvorba Olomouc
- Obnova Olomouc
- Služby města Olomouce
- Restaurace a jídelny Olomouc
- Hanácké pekárny a cukrárny Olomouc
- Separé Olomouc
- Drobná provozovna Kopeček
- Správa kin Olomouc
- Okresní kulturní středisko
- Městské kulturní centrum Olomouc
- Moravský stavební podnik Olomouc
- Stavební podnik města Olomouce
- Lotos Olomouc
- Olterm Olomouc
- Uhelné sklady Olomouc
- přebírání materiálů z jednotlivých odborů do centrální spisovny, uložené předepsaným způsobem do archivačních krabic
- zapůjčování či nahlížení do písemností uložených v centrální spisovně pracovníky, jichž se písemnosti týkají nebo kteří na jejich základě dále pracují
- provádí každoroční skartaci materiálů ve spolupráci se Státním okresním archivem v Olomouci a předávání vybrané spisové agendy do Státního okresního archivu v Olomouci
- zajišťuje vyhledávání dokladů a potvrzování odpracované doby bývalých zaměstnanců zrušených organizací atd.
PŘENESENÁ PŮSOBNOST
odbor kancelář tajemníka jako celek zajišťuje:
- organizační, personální, technické, materiální a finanční zajištění voleb a celostátního referenda podle příslušných obecně závazných právních předpisů, právních předpisů SMOl a interních norem SMOl
vedoucí odboru zajišťuje:
- řídí, kontroluje a odpovídá za výkon státní správy odboru v určeném rozsahu a požadované kvalitě
1. Výkon přenesené působnosti v základním rozsahu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu daném územím města Olomouce
územní rozsah:
město Olomouc (část Bělidla, Černovír, Droždín, Hejčín, Hodolany, Holice, Chomoutov, Chválkovice, Klášterní Hradisko, Lazce, Lošov, Nedvězí, Nemilany, Neředín, Nová Ulice, Nové Sady, Nový Svět, Olomouc, Pavlovičky, Povel, Radíkov, Řepčín, Slavonín, Svatý Kopeček, Topolany, Týneček)
odd. personální a právní zajišťuje:
- plnění povinností tzv. podpůrného orgánu k Centrálnímu registru oznámení podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů, ve znění pozdějších předpisů, a to ve vztahu ke všem členům RMO a vedoucím úředníkům SMOl (tajemník, vedoucí odborů, vedoucí oddělení)
odd. správa budov a ekonomické zajišťuje:
- vedení evidence vyrozumění ohledně vyklizení nemovitostí bez náhrady nebo se zajištěním bytové náhrady nebo přístřeší podle § 340 odst. 2 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
- vedení evidence pravomocných usnesení soudu o nařízení výkonu rozhodnutí prodejem nemovitostí podle § 335b odst. 3 zákona č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů
- vedení evidence pravomocných usnesení orgánů činných v trestním řízení o zajištění nemovitosti podle § 79b a § 79d zákona č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů
2. Výkon přenesené působnosti v rozsahu pověřeného obecního úřadu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s pověřeným obecním úřadem
(dle vyhlášky č. 345/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem)
územní rozsah:
města:
Olomouc, Velká Bystřice, Štěpánov (část Březce, Moravská Huzová, Štěpánov)
městyse:
Dub nad Moravou (část Bolelouc, Dub nad Moravou, Tučapy), Náměšť na Hané, Velký Újezd
obce:
Bělkovice-Lašťany, Blatec, Bohuňovice, Bukovany, Bystročice (část Bystročice, Žerůvky), Bystrovany, Daskabát, Dolany (část Dolany, Pohořany, Véska), Doloplazy, Drahanovice (část Drahanovice, Kníničky, Lhota pod Kosířem, Ludéřov, Střížov), Grygov, Hlušovice, Hněvotín, Horka nad Moravou, Charváty (část Čertoryje, Drahlov, Charváty), Kozlov (část Kozlov, Slavkov), Kožušany-Tážaly (část Kožušany, Tážaly), Krčmaň, Křelov-Břuchotín (část Břuchotín, Křelov), Liboš, Loučany, Luběnice, Lutín (část Lutín, Třebčín), Majetín, Mrsklesy, Přáslavice (část Kocourovec, Přáslavice), Příkazy (část Hynkov, Příkazy), Samotišky, Skrbeň, Slatinice (část Lípy, Slatinice), Suchonice, Svésedlice, Těšetice (část Rataje, Těšetice, Vojnice), Tovéř, Tršice (část Hostkovice, Lipňany, Vacanovice, Přestavlky, Tršice, Zákřov), Ústín, Velký Týnec (část Čechovice, Velký Týnec, Vsisko), Věrovany (část Nenakonice, Rakodavy, Věrovany)
3. Výkon přenesené působnosti v rozsahu obecního úřadu obce s rozšířenou působností stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s rozšířenou působností
(dle vyhlášky č. 346/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s rozšířenou působností, území obvodů hlavního města Prahy a příslušnosti některých obcí do jiného okresu)
územní rozsah:
města:
Olomouc, Velká Bystřice, Štěpánov (část Březce, Moravská Huzová, Štěpánov)
městyse:
Dub nad Moravou (část Bolelouc, Dub nad Moravou, Tučapy), Náměšť na Hané, Velký Újezd
obce:
Bělkovice-Lašťany, Blatec, Bohuňovice, Bukovany, Bystročice (část Bystročice, Žerůvky), Bystrovany, Daskabát, Dolany (část Dolany, Pohořany, Véska), Doloplazy, Drahanovice (část Drahanovice, Kníničky, Lhota pod Kosířem, Ludéřov, Střížov), Grygov, Hlubočky (část Hlubočky, Hrubá Voda, Mariánské Údolí, Posluchov), Hlušovice, Hněvotín, Horka nad Moravou, Charváty (část Čertoryje, Drahlov, Charváty), Kozlov (část Kozlov, Slavkov), Kožušany-Tážaly (část Kožušany, Tážaly), Krčmaň, Křelov-Břuchotín (část Břuchotín, Křelov), Liboš, Loučany, Luběnice, Lutín (část Lutín, Třebčín), Majetín, Mrsklesy, Přáslavice (část Kocourovec, Přáslavice), Příkazy (část Hynkov, Příkazy), Samotišky, Skrbeň, Slatinice (část Lípy, Slatinice), Suchonice, Svésedlice, Těšetice (část Rataje, Těšetice, Vojnice), Tovéř, Tršice (část Hostkovice, Lipňany, Vacanovice, Přestavlky, Tršice, Zákřov), Ústín, Velký Týnec (část Čechovice, Velký Týnec, Vsisko), Věrovany (část Nenakonice, Rakodavy, Věrovany), území vojenského újezdu Libavá
4. Výkon přenesené působnosti na základě veřejnoprávních smluv
5. Výkon přenesené působnosti na základě rozhodnutí krajského úřadu, popř. rozhodnutí ministerstva vnitra
6) Viz vyhláška č. 346/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s rozšířenou působností, území obvodů hlavního města Prahy a příslušnosti některých obcí do jiného okresu.
zpracoval: Bc. Jan Večeř – pověřen zastupováním vedoucího odboru