Organizátor akce, které se zúčastňuje větší počet osob, odpovídá za plnění podmínek požární ochrany a je povinen předložit zprávu o zajištění podmínek požární bezpečnosti. Zprávu předkládá nejméně 5 pracovních dnů před zahájením přípravných prací na pracoviště odboru ochrany statutárního města Olomouce.
Za akce s větším počtem osob se považují kulturní, sportovní, společenské, zábavní, politické, obchodní, náboženské a jiné obdobné akce a shromáždění, kterých se zúčastňuje větší počet osob. Za větší počet osob se považuje účast (nebo je předpoklad, že se zúčastní) více jak 200 osob ve vnitřním shromažďovacím prostoru (uzavřeném objektu) nebo více jak 300 osob ve venkovním shromažďovacím prostoru (v uzavřeném areálu) nebo 900 osob na veřejném prostranství.