Oznámení musí být učiněno písemně a musí splňovat zákonné náležitosti. Úřad doporučuje použít formulář, který je k dispozici zde:
fyzické osoby /
právnické osoby,
a poté úřadu osobně doručit v pracovní den mezi osmou a patnáctou hodinou. Právnická osoba musí uvést jméno, příjmení, bydliště dvou fyzických osob. Pro usnadnění komunikace mezi svolavatelem a úřadem je vhodné připojit také telefonní číslo a e-mail. Úřad upozorňuje, bude-li oznámení o konání shromáždění oznámeno ve formě e-mailové zprávy nepodepsané zaručeným elektronickým podpisem, je nutné jej do 5-ti dnů písemně doručit úřadu, jinak se jedná o neplatné oznámení konání shromáždění.
Úřad se obrací na svolavatele shromáždění s požadavkem, aby dostatečným způsobem vymezovali místo konání shromáždění s ohledem na předpokládaný rozsah akce, neboť to umožní nerušený výkon shromažďovacího práva dalších svolavatelů. Vymezení je možné učinit v oznámení písemným popisem např.: Horní náměstí – u orloje, nám. Republiky – u domu č.p. XY nebo vyznačením na plán lokality, který se připojí k oznámení.