SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST
A. Vedoucí odboru zajišťuje:
- řízení, organizaci a kontrolu práce odboru
- tvorbu a koordinaci koncepčních projektů odboru
- koordinaci zpracování rozpočtu odboru
- zpracování zpráv a podkladů pro jednání Rady města Olomouce (dále jen RMO) a Zastupitelstva města Olomouce (dále jen ZMO)
- jedná za obec v případě shromáždění ohlášených podle zákona č. 84/1990 Sb., o shromažďování
- koordinuje přípravu podkladů žádostí o dotace v oblasti kultury a cestovního ruchu, kde SMOl vystupuje jako žadatel
- vyjádření k záborům v případě konání akcí na Horním a Dolním náměstí v Olomouci, které nejsou pořádány SMOl; své vyjádření následně postupuje odboru dopravy a územního rozvoje k dalšímu řízení (posouzení)
- příspěvky za odbor do Olomouckých listů, dalších periodik a na sociální sítě
- koordinuje zpracování podkladů pro udělení výjimky z obecně závazné vyhlášky o zákazu konzumace alkoholických nápojů a žebrání na akcích
- koordinuje zpracování podkladů pro udělení výjimky z obecně závazné vyhlášky k udělení výjimky z nočního klidu
- koordinuje předkládání žádostí o zábor veřejného prostranství ve vymezených lokalitách Horního a Dolního náměstí na vedení města
- podepisuje dohody o zvláštním užívání náplavky, dodatky k dohodám, dohody o skončení dohod, výpovědi či výpovědi bez výpovědní doby a jiné související písemnosti
B. Samostatní zaměstnanci
sekretářka-hospodářka:
- zajišťuje chod sekretariátu odboru
- provádí asistentské práce dle pokynů vedoucí odboru
- přijímá ohlášení veřejných shromáždění
- administruje veřejné sbírky ve městě Olomouci
- zajišťuje evidenci majetku v rámci odboru
- připravuje spisové materiály včetně zajištění právního posouzení
- eviduje příchozí a odchozí korespondenci a její distribuci v rámci odboru
- komplexně zajišťuje spisovou službu a předarchivní péči o písemnosti zahrnující osobní a citlivé údaje nebo údaje chráněné dle příslušných právních předpisů
- zajišťuje administraci záboru olomoucké náplavky
- zpracovává centrálně objednávky celého odboru
- připravuje měsíční výkazy za odbor, shromažďuje podklady od jednotlivých oddělení, zajišťuje stravenky a další administrativní záležitosti dle potřeb odboru
- zajišťuje zveřejňování a evidenci smluv odboru
- zajišťuje dokumenty pro jednání RMO a ZMO
ekonomka-hospodářka:
- zajišťuje kontrolu vzoru smluv a vyúčtování dotačních titulů kultury a cestovního ruchu, zjištěné informace a nedostatky předává administrátorovi dotací na příslušné oddělení k dalšímu řešení
- zajišťuje hospodářskou agendu Informačního centra (IC)
- ekonomicky zajišťuje příjem zboží na IC vč. proplácení faktur IC
- zajišťuje vedení ekonomických knih IC
- zajišťuje odvody financí IC na pokladnu
- zajišťuje vystavování faktur v rámci rezervačního systému , při platbách online za průvodcovské služby IC
- zajištuje vystavování faktur v rámci eshopu IC při platbách online a převodem
- provádí práce dle pokynů vedoucí odboru
C. Jednotlivá oddělení
oddělení cestovního ruchu a informačního centra:
- zajišťuje medializaci a prezentaci města v ČR i zahraničí
- připravuje informační a propagační materiály
- vytváří koncepci a pomáhá naplňovat Strategii rozvoje cestovního ruchu
- připravuje a dohlíží na plnění akčního plánu, spolupracuje při plnění strategických dokumentů města
- koordinuje, připravuje a vyhodnocuje Akční plány, na základě strategie rozvoje cestovního ruchu
- organizuje projekty cestovního ruchu (např. Olomouc region Card, Prohlídky pro veřejnost s kočičkou Olou)
- podílí se na organizaci fam a press tripů a pobytových balíčků
- spolupracuje na aktualizaci turistických webových stránek tourism.olomouc.eu, mobilních aplikací a na vytváření příspěvků pro sociální sítě
- koordinuje činnost na sociálních sítích v oblasti cestovního ruchu
- koordinuje činnost v oblasti cestovního ruchu s Olomouckým krajem, Střední Moravou-Sdružením cestovního ruchu, agenturou Czech Tourism, Krajskou centrálou cestovního ruchu a se soukromými subjekty v oblasti cestovního ruchu ( restaurace, ubytovací zařízení, cestovní kanceláře, agentury)
- spolupracuje v rámci magistrátu s pracovními skupinami v oblasti cyklodopravy, rodinné politiky, projektu Bezbariérová Olomouc
- zpracovává statistiky v oblasti cestovního ruchu
- spravuje sklad propagačních materiálů a předmětů pro prezentace
- realizuje projekty v oblasti cestovního ruchu z dotací Olomouckého kraje, Ministerstva kultury, Ministerstva pro místní rozvoj a Ministerstva práce a soc. věcí
- spolupracuje s Univerzitou Palackého v oblasti cestovního ruchu
- připravuje a koordinuje marketingové kampaně na podporu cestovního ruchu v oblasti incomingu
- připravuje zahájení turistické sezóny
- připravuje a účastní se veletrhů a prezentací v oblasti cestovního ruchu
- spolupracuje na vytváření fotodatabanky pro potřeby cestovního ruchu
- zajišťuje přidělení ISBN v rámci Magistrátu města Olomouce
- zastupuje město Olomouc ve výkonném výboru sdružení České dědictví UNESCO
- připravuje dokumenty pro jednání RMO a ZMO
- zajišťuje zveřejňování a evidenci smluv oddělení
- poskytuje informace o kulturním a společenském dění v Olomouci, zajišťuje předprodej vstupenek, turistické informace, prodej map a suvenýrů s motivem města
- informuje o činnosti Magistrátu města Olomouce a dalších institucích ve městě
- administruje vouchery na podporu kultury a cestovního ruchu ve městě
- administruje agendu týkající se dotací v oblasti cestovního ruchu a informačního centra
- účastní se jednání A.T.I.C. – Asociace turistických informačních center ČR
- shromažďuje statistiku návštěvnosti IC
- připravuje a podílí se na vzniku informačních materiálů
- organizuje projekty spojené s prohlídkou města a radnice (Prohlídky s kočičkou Olou, výstup na věž, prohlídka Olomouc v kostce)
- zajišťuje prodejní sortiment pro návštěvníky IC (např. regionální produkty, pohledy, propagační předměty, trička apod.)
- zajišťuje eshop v rámci turistických webových stránek olomouc tourism
- administruje smlouvy IC s dalšími subjekty
- objednává zboží, vede sklad, zajišťuje inventury skladu IC
- 1x měsíčně zajišťuje kontrolu hotovostí v pokladnách IC
- odpovídá a koordinuje přesun zboží v rámci skladu IC na prodej
- 2x ročně zajistí inventuru hlavního skladu IC
Oddělení koncepce kultury:
- komunikuje se zástupci kulturních institucí, agentur, kulturních příspěvkových organizací města. Spolupracuje s Univerzitou Palackého, Olomouckým krajem, Arcibiskupstvím olomouckým, Inovačním centrem Olomouckého kraje a dalšími partnery v oblasti kultury, v rámci plnění cílů strategických dokumentů a při přípravě akcí jako jsou Design Days, Dny evropského dědictví, Olomoucká muzejní noc
- aktualizuje databázi v oblasti kultury. Tvoří a aktualizuje kulturní kalendář, zajišťuje přístup kulturním subjektům
- realizuje projekty v oblasti kultury vč. jejich administrace
- administruje agendu související s komisí kultury a cestovního ruchu. Řeší přijímání žádostí, administraci dotací v oblasti kultury a cestovního ruchu, korespondenci
- spolupracuje s komisí pro architekturu
- přijímá a administruje žádosti o zábor veřejného prostranství ve vymezených lokalitách Horního a Dolního náměstí
- eviduje a administruje záležitosti týkající se povolování výjimek ze zákazu stanoveného OZV č. 4/2016, o zákazu konzumace alkoholických nápojů a žebrání na veřejných prostranstvích
- administruje záležitosti ve věci povolování výjimek z OZV č. 7/2016, o nočním klidu
- připravuje dokumenty pro jednání RMO a ZMO
- zajišťuje zveřejňování a evidenci smluv oddělení
- koordinuje, připravuje a vyhodnocuje Akční plány, na základě strategie rozvoje kultury
- koordinuje naplňování strategie kultury
- realizuje, koordinuje projekty v oblasti kultury na regionální a národní úrovni
- koordinuje příspěvky z oblasti strategie kultury na sociálních sítích, v médiích, ve spolupráci s oddělením marketingu
- zajišťuje digitalizaci kroniky a koordinuje přípravu nového obsahu kroniky
- zpracovává a sumarizuje návrhy na Ceny města Olomouce
Oddělení organizace společenských akcí:
- koordinuje a zajišťuje významné kulturní a společenské akce města ( Olomoucké masopustní veselí, Olomoucký tvarůžkový festival, Svátky města, Pohoda U Trojice, Mezinárodní festival vojenských hudeb; Dny evropského dědictví apod.), akce v rámci státních svátků a významných dnů
- zajišťuje produkční činnost akcí odboru v průběhu celého roku
- vyřizuje zábory náměstí pro akce města, řeší s dotyčnými institucemi dopravní situaci při pořádání akcí
- koordinuje výběr poplatků a cenovou politiku pronájmu stánků v rámci akcí pořádaných městem
- koordinuje akce pořádané ve spolupráci s městskými organizacemi, příslušnými odbory magistrátu a agenturami, které se konají na Horním a Dolním náměstí
- koordinuje přípravu Městského bálu a předávání Cen města Olomouce
- podílí se a spolupracuje při vzniku propagačních letáků na jednotlivé akce, koordinuje s odd. marketingu propagaci na sociálních sítích a v médiích
- při přípravě akcí komunikuje se zástupci kulturních institucí, agentur, kulturních příspěvkových organizací města. Spolupracuje s Univerzitou Palackého, Olomouckým krajem, Arcibiskupstvím olomouckým, Velitelstvím VP Olomouc a dalšími partnery
- eviduje mobiliář pro akce města, vč. mobiliáře komisí městských částí
- zajišťuje zveřejňování a evidenci smluv oddělení
- připravuje dokumenty pro jednání RMO a ZMO
- vede agendu Komise pro občanské záležitosti, mezi níž patří: jubilejní svatby, blahopřání 90-letým a starším jubilantům, měsíční setkávání jubilantů, vítaní občánků, předávání maturitních vysvědčení, příp. dalších slavností
- vede pamětní knihu narozených dětí, svateb, jubilejních svateb, jubilejních výročí seniorů
- zajišťuje dárkové balíčky, listiny, doprovodný program akcí
- doplňuje zásobování skladu balíčků pro jubilanty, organizuje výdej ze skladu, přípravu objednávek
Oddělení komisí městských částí a detašovaných pracovišť:
- podílí se na pojmenování nových ulic, náměstí a veřejných prostor. Předkládá materiál s novými návrhy do RMO a ZMO
- dle § 42 až § 44 zákona č. 111/2009 Sb., o základních registrech, ve znění pozdějších předpisů, edituje údaje o pojmenování, změně či zrušení ulice v územním rozsahu statutárního města Olomouce
- zpracovává zprávy a podklady pro jednání Rady města Olomouce a Zastupitelstva města Olomouce v oblasti komisí místních částí
- eviduje zápisy z jednání KMČ, kooperuje s odbory magistrátu města a MPO při řešení připomínek, námětů a požadavků vzešlých z těchto zápisů, komunikace s KMČ při řešení požadavků ze zápisů
- pravidelně informuje vedení města o činnosti KMČ
- koordinuje řešení požadavků KMČ v rámci tzv. „estetizace“
- spolupracuje při naplňování aplikace „Měníme Olomouc“
- zajišťuje chod detašovaných pracovišť, komisí městských částí a personální administraci odborných komisí
- zajišťuje inventarizaci majetku vč. detašovaných pracovišť
- komplexně zajišťuje spisovou službu a předarchivní péči o písemnosti zahrnující osobní a citlivé údaje nebo údaje chráněné dle příslušných právních předpisů oddělení
- na základě požadavků KMČ spolupracuje na provedení velkých oprav nebo služeb komunikace se zhotovitelskými firmami (objednávky, fakturace)
- spravuje příruční pokladny oddělení
- připravuje dokumenty pro jednání RMO a ZMO
- zajišťuje zveřejňování a evidenci smluv oddělení
- přebírá hotové zakázky ve spolupráci s příslušnými odbory
- sleduje čerpání rozpočtu oddělení
- hospodaří s finančními prostředky v rámci rozpočtu oddělení
- zajišťuje evidenci docházky oddělení
- eviduje příchozí a odchozí korespondenci a její distribuci v rámci oddělení a jednotlivých KMČ
- provádí asistentské práce dle pokynů vedoucí oddělení
- Detašovaná pracoviště zajišťují:
- výběr některých poplatků určených MMOl
- poskytování tiskopisů a formulářů občanům městských částí, podávání potřebných informací
- obsluhu místního rozhlasu
- agendu vidimace a legalizace (ověřování)
PŘENESENÁ PŮSOBNOST
vedoucí odboru zajišťuje:
- řídí, kontroluje a odpovídá za správný výkon státní správy odboru v určeném rozsahu a požadované kvalitě
- může zakázat konání shromáždění ze zákonem stanovených důvodů
- plní další úkoly dle zákona o právu shromažďovacím
1. Výkon přenesené působnosti v základním rozsahu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu daném územím města Olomouce
územní rozsah:
město Olomouc (část Bělidla, Černovír, Droždín, Hejčín, Hodolany, Holice, Chomoutov, Chválkovice, Klášterní Hradisko, Lazce, ošiv, Nedvězí, Nemilany, Neředín, Nová Ulice, Nové Sady, Nový Svět, Olomouc, Pavlovičky, Povel, Radíkov, Řepčín, Slavonín, Svatý Kopeček, Topolany, Týneček)
Samostatní zaměstnanci
sekretářka-hospodářka zajišťuje:
- dle zákona č. 84/1990 Sb., o právu shromažďovacím, ve znění pozdějších předpisů přijímání oznámení svolavatele o konání shromáždění
- informace o konání těchto akcí pro Městskou policii Olomouc a Policii ČR
- může zakázat konání shromáždění ze zákonem stanovených důvodů
- plní další úkoly dle zákona o právu shromažďovacím činnosti obecního úřadu dle zákona č. 117/2001 Sb., o veřejných sbírkách
2. Výkon přenesené působnosti v rozsahu pověřeného obecního úřadu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s pověřeným obecním úřadem
(dle vyhlášky č. 345/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem)
územní rozsah:
města:
Olomouc, Velká Bystřice, Štěpánov (část Březce, Moravská Huzová, Štěpánov)
městyse:
Dub nad Moravou (část Bolelouc, Dub nad Moravou, Tučapy), Náměšť na Hané, Velký Újezd
obce:
Bělkovice-Lašťany, Blatec, Bohuňovice, Bukovany, Bystročice (část Bystročice, Žerůvky), Bystrovany, Daskabát, Dolany (část Dolany, Pohořany, Véska), Doloplazy, Drahanovice (část Drahanovice, Kníničky, Lhota pod Kosířem, Ludéřov, Střížov), Grygov, Hlušovice, Hněvotín, Horka nad Moravou, Charváty (část Čertoryje, Drahlov, Charváty), Kozlov (část Kozlov, Slavkov), Kožušany-Tážaly (část Kožušany, Tážaly), Krčmaň, Křelov-Břuchotín (část Břuchotín, Křelov), Liboš, Loučany, Luběnice, Lutín (část Lutín, Třebčín), Majetín, Mrsklesy, Přáslavice (část Kocourovec, Přáslavice), Příkazy (část Hynkov, Příkazy), Samotišky, Skrbeň, Slatinice (část Lípy, Slatinice), Suchonice, Svésedlice, Těšetice (část Rataje, Těšetice, Vojnice), Tovéř, Tršice (část Hostkovice, Lipňany, Vacanovice, Přestavlky, Tršice, Zákřov), Ústín, Velký Týnec (část Čechovice, Velký Týnec, Vsisko), Věrovany (část Nenakonice, Rakodavy, Věrovany)
sekretářka-hospodářka zajišťuje:
- dle zákona č. 84/1990 Sb., o právu shromažďovacím, ve znění pozdějších předpisů, přesahuje-li místo konání shromáždění územní obvod obecního úřadu
- přijímání oznámení svolavatele o konání shromáždění
- informace o konání těchto akcí pro Městskou policii Olomouc a Policii ČR
- plní další úkoly dle zákona o právu shromažďovacím
3. Výkon přenesené působnosti v rozsahu obecního úřadu obce s rozšířenou působností stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s rozšířenou působností
(dle vyhlášky č. 346/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s rozšířenou působností, území obvodů hlavního města Prahy a příslušnosti některých obcí do jiného okresu)
4. Výkon přenesené působnosti na základě veřejnoprávních smluv, rozhodnutí ministerstva vnitra
5. Výkon přenesené působnosti na základě rozhodnutí krajského úřadu, popř. rozhodnutí ministerstva vnitra
zpracovala: Mgr. Karin Vykydalová – vedoucí odboru