SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST
A. Vedoucí odboru zajišťuje:
- řízení, organizaci a kontrolu práce odboru
- tvorbu a koordinaci koncepčních projektů odboru
- přípravu a sledování čerpání rozpočtu odboru
- hospodaření s finančními prostředky v rámci rozpočtu odboru
- kontrolu nad uzavíráním smluv a dohod v rámci spolupráce s externími dodavateli
- sledování plnění úkolů primátora vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad vedení města
- organizační zabezpečení průběhu jednání RMO a ZMO, obsluha hlasovacího zařízení na jednání ZMO
- účast na pracovních jednáních primátora, následné řešení daných úkolů
- aktivní práci v KŠ SMOl
- koordinaci a realizaci městských akcí týkajících se vedení města
- spolupráci na přípravě a realizaci významných městských kulturních akcí
- koordinaci a spolupráci na vydání Výroční zprávy SMOl
- kontrolu vedení centrální evidence petic a žádostí podle § 16 odst. 2 písm. f) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů
- koordinace práce dotačního programu „Podpora společensko-prospěšných projektů“
- evidenci a zpracování personálních záležitostí odboru (dohody, náplně práce, plné moci, apod.)
- samostanou agendu SMO ČR (příprava podkladů, koordinace stanovisek a připomínek odborů MMOl, atd.)
- koordinaci a připomínky pro koncepční a strategické dokumenty ve spolupráci s pracovníky odboru
B. Samostatní zaměstnanci
asistentka - ekonomka zajišťuje:
- evidenci docházky (pracovníci odboru + uvolnění členové RMO)
- zástup na organizačním oddělení
- inventarizaci majetku OKP
- propagační materiály a dárky (jejich nákup, objednávání, evidence o vydávání)
- zásobování v souvislosti s fungováním samosprávy (občerstvení apod.) dle pokynů vedoucí(ho) odboru kancelář primátora
- sestavování návrhu ročního rozpočtu s rozsáhlou vnitřní strukturou příjmových a výdajových položek odboru a jeho zadání ke schválení do programu PROXIO
- kontrolu hospodaření dle schváleného rozpočtu odboru včetně sledování čerpání provozní části rozpočtu dle limitů rozpočtovaných položek v programu PROXIO
- předkládání návrhů na opatření souvisejících s vývojem čerpání rozpočtu odboru včetně návrhů rozpočtových změn vedoucímu odboru a zadávání požadavku rozpočtových změn do programu PROXIO
- vedení a vystavování objednávek odboru v programu Agendio
- likvidaci faktur a paragonů vystavením zúčtovacích a platebních poukazů za odbor
- vedení majetkové agendy odboru v souladu s platnými právními předpisy a vnitřními směrnicemi MMOl včetně zařazování nového majetku do inventárního stavu, převodu či vyřazování a likvidaci majetku opotřebeného a neopravitelného z inventárního stavu na základě škodní a likvidační komise a RMO nebo jen dílčí inventarizační komise – vedení v účetní evidenci programu ENO
- vedení evidence interních předpisů a metodických pokynů, průkazů zaměstnanců
- agendu stravného pro odbor (objednávky, výdej)
- asistentské práce dle pokynů vedoucí(ho) odboru
- příjem a administraci žádostí v dotačním programu „Podpora společensko-prospěšných projektů“, předložení žádostí na projednání v RMO případně ZMO
řidič zajišťuje:
- realizaci služebních cest primátora, náměstků primátora a tajemníka dle jejich požadavků přidělenými služebními vozidly MMOl – po odsouhlasení vedoucí(ho) odboru kancelář primátora
- realizaci služebních cest zaměstnanců MMOl dle požadavků odborů MMOl – po odsouhlasení vedoucí(ho) odboru kancelář primátora
- pravidelnou údržbu a funkčnost přidělených služebních vozidel
- pravidelné vyúčtování pohonných hmot u přidělených služebních vozidel
- přípravu daných pracovních a služebních cest primátora
- zásobování v souvislosti s fungováním samosprávy (občerstvení apod.) dle pokynů vedoucí(ho) odboru kancelář primátora
- účastní se pravidelně školení řidičů referentských vozidel
- plnění dalších úkolů vyplývajících ze sjednaného druhu práce v pracovní smlouvě dle pokynů primátora, náměstků primátora, tajemníka nebo vedoucí(ho) odboru kancelář primátora
C. Jednotlivá oddělení
odd. organizační a sekretariátů členů RMO zajišťuje:
- předložení návrhů termínů konání RMO a ZMO
- sestavení programu RMO a ZMO
- shromažďování a distribuci podkladových materiálů pro jednání ZMO i RMO
- kontrolu usnesení RMO a ZMO
- metodickou pomoc odborům MMOl při zpracování materiálů RMO a ZMO
- převod podkladových materiálů RMO a ZMO do aplikace Předlohy a Administrace
- organizační a technické zajištění průběhu jednání RMO a ZMO
- zpracování čistopisu usnesení RMO a ZMO
- anonymizaci usnesení RMO a ZMO
- úpravu důvodových zpráv a příloh po jednání RMO a ZMO
- zveřejňování usnesení RMO a ZMO na úřední desce
- pořizování zápisu z jednání RMO a ZMO
- pořizování výpisů z usnesení RMO i ZMO
- archivaci podkladových materiálů z jednání RMO i ZMO
- informování a komunikaci se členy RMO a ZMO
- občerstvení na jednání RMO a ZMO
- objednávky a fakturace v souvislosti s organizací jednání RMO a ZMO
- rozpracování podnětů ze zasedání ZMO
- změny ve složení ZMO (vzdání se mandátu, přidělování mandátu, osvědčení o zvolení)
- zpracování a aktualizaci adresáře členů ZMO
- zveřejňování podkladů pro jednání ZMO na webových stránkách SMOl
- evidenci podnětů zastupitelů ze zasedání ZMO
- evidenci podnětů občanů ze zasedání ZMO
- zkoušku techniky před jednáním ZMO
- podílení se na obsluze hlasovacího zařízení na jednání ZMO
- přípravu a realizaci on-line zasedání ZMO
- návrh zasedacího pořádku ZMO, změny v průběhu volebního období
- služby pro občany:
- nahlížení do Sbírky zákonů
- nahlížení do usnesení a důvodových zpráv ze ZMO a RMO
- přihlašování občanů do diskuze na ZMO
- kompletaci Sbírky zákonů a jejich archivaci
- administraci programu Intradoc
- úpravy adresáře v programu Intradoc reflektující aktuální změny ve vedení města, případně úpravy z důvodu organizačních změn
- nastavení práv zaměstnanců MMOl v programu Intradoc
- ověřování podpisů a listin pro potřeby OKP
- organizační a technické zajištění valných hromad akciových společností se 100% účastí města (podkladové materiály, usnesení, zápis, zveřejnění)
- objednávky a distribuci propagačního materiálu (cukr a rozetky pro odbory MMOl)
- zástup hospodářky odboru
- spolupráci s Okresním archivem Olomouc (vyhledávání materiálů)
- zápisy z pracovních jednání s účastí členů rady města
- obsazení zasedací místnosti primátora v budově radnice a zasedací místnosti RMO na ulici Hynaisova
2 asistentky primátora zajišťují:
- vedení sekretariátu primátora, vyřizování korespondence primátora (včetně zjišťování podkladů)
- organizační zabezpečení pracovních a společenských akcí pořádaných primátorem
- sledování plnění úkolů vyplývajících z evidované korespondence, která byla postoupena k řešení členům RMO nebo jednotlivým odborům MMOl
- sledování plnění úkolů primátora vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad primátora
- specifickou agendu SMO ČR: koordinaci schůzek a online přenosů jednání, tisk a přípravu podkladů k jednání, součinnost při plánování schůzek, realizaci s tím souvisejících služebních cest, evidenci a zpracování přijaté a odeslané pošty a e-mailů
- zajišťování po dohodě s primátorem objednávání návštěv a účast primátora na akcích a jednáních
- důslednou koordinaci pracovních jednání primátora za účasti členů RMO, odborů MMOL a dalších osob
- správnost a úplnost archivování materiálů sekretariátu
- organizační zabezpečení přijímání oficiálních návštěv primátorem a členy RMO, dle protokolu
- organizační zabezpečení služebních cest primátora
- obsluhu hlasovacího zařízení na jednání ZMO, podílení se na organizačním zabezpečení jednání
- přípravu podkladů pro jednání RMO a ZMO a poté jejich následné zpracování
- vedení centrální evidence petic a žádostí podle § 16 odst. 2 písm. f) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů
- aktivní práci v KŠ SMOl
- spolupráci při provádění inventarizace
- zajištění provozních zásob souvisejících s fungováním samosprávy
asistentky uvolněných a neuvolněných členů RMO zajišťují:
- vedení sekretariátů jednotlivých členů RMO, vyřizování korespondence
- informační servis pro členy RMO
- přípravu podkladů pro jednání RMO a ZMO
- organizační zabezpečení služebních cest členů RMO
- sledování plnění úkolů členů rady vyplývajících z jednání RMO, ZMO a porad primátora
- správnost a úplnost archivování materiálů sekretariátů
- spolupráci při provádění inventarizace
- evidenci, kontrolu úkolů a provádění jiných administrativních úkonů
- podílení se na organizačním zabezpečení průběhu jednání RMO a ZMO, obsluhu hlasovacího zařízení na jednání ZMO
- organizační zabezpečení přijímání oficiálních návštěv členy RMO
- aktivní práci v KŠ SMOl
- zajištění provozních zásob souvisejích s fungováním samosprávy
odd. komunikace a marketingu zajišťuje:
mediální komunikaci:
- připravuje a vydává tiskové zprávy, organizuje tiskové konference a zajišťuje jejich produkci
- je kontaktním místem pro redakce médií a autory článků, TV a rozhlasového vysílání a zajišťuje jim odpovědi na dotazy
- poskytuje médiím tiskové informace o důležitých aktuálních tématech města
- zajišťuje tiskové opravy nepravdivých, chybných údajů uveřejněných v médiích
- zajišťuje tvorbu obsahu, zpracovává texty a informační sdělení pro oficiální webové stránky města olomouc.eu i další specializované městské webové stránky
- zajišťuje redakční zpracování informačních kanálů
- připravuje podklady pro oficiální projevy, blahopřání, kondolence apod.
- zadává výrobu TV pořadů v regionálních televizích a připravuje obsah
- komunikuje s městskými akciovými společnostmi a příspěvkovými organizacemi a vyjadřuje se k jejich tiskovým zprávám
- zpracovává denní monitoring tisku
- monitoruje tisková a on-line média; analyzuje informace uveřejněné v médiích a na sociálních sítích města; doporučuje vedení města způsob a obsah reakce na jednotlivá témata
tištěná média SMOl:
- připravuje obsah a zpracovává texty do městského zpravodaje Olomoucké listy
- zajišťuje komunikaci se členy redakční rady Olomouckých listů, zastupiteli a veřejností
- zajišťuje kontrolu distribuce a administraci smluv k výrobě měsíčníku Olomoucké listy
- zajišťuje administraci inzerce do Olomouckých listů
- vystavuje faktury za inzerci v Olomouckých listech, provádí jejich evidenci a kontrolu
- připravuje obsah, zpracovává texty a zajišťuje výrobu magazínu Měníme Olomouc
- připravuje obsah a zpracovává texty do čtvrtletníku Olomoucký senior
marketing:
- zajišťuje marketing města směrem k jeho obyvatelům
- podílí se na marketingu, koordinuje a připravuje kampaně pro potřeby cestovního ruchu, kultury a sportu
- buduje jednotnou image města a koordinuje řízení značky (brand) města ve všech oblastech ve spolupráci s příslušnými odbory a odděleními MMOl a organizacemi (akciové společnosti, příspěvkové organizace)
- odpovídá za vytvoření a implementaci jednotného vizuálního stylu a jeho praktické uplatňování v rámci MMOl i ve vztahu k vnějšímu okolí, schvaluje užití loga a vizuálního stylu města
- zajišťuje copywriting a redakční zpracování informačních materiálů
- vytváří obsah marketingových kampaní, připravuje články a další tiskové výstupy
- vytváří podklady pro inzerci a prezentaci města Olomouce v oblasti cestovního ruchu v různých typech časopisů a novin, na internetu a sociálních sítích
- poskytuje veřejnosti informace o činnosti a aktivitách města, jeho záměrech, koncepcích a plánovaných událostech prostřednictvím PR článků a inzerce v médiích místního a regionálního charakteru a v souladu se schválenou komunikační strategií
- podílí se na přípravě a realizuje komunikační strategii města a jeho prezentaci v regionálním i mezinárodním kontextu
- tvoří obsahové a mediální plány, informační kampaně v oblasti investic, estetizace, strategie města, Smart City a dalších
- zajišťuje fotografické a video výstupy z kulturních akcí města a z akcí, kterých se oficiálně účastní zástupci města
- ve spolupráci s externími fotografy zajišťuje image fotografie, lifestylové fotografie a produktové fotografie pro účely propagace města
- ve spolupráci s externími dodavateli zajišťuje propagační videa města
- spravuje foto a video archiv města a zajišťuje distribuci veřejným i soukromým subjektům u nás i v zahraničí pro potřeby propagace
- zajišťuje výrobu a distribuci propagačních tiskovin a propagačních předmětů ve spolupráci s dalšími odbory a odděleními MMOl
- zajišťuje tvorbu a distribuci obsahu na vybrané reklamní plochy ve městě
- připravuje a spolupracuje při tvorbě textových podkladů do materiálů či inzercí
- připravuje a edituje Výroční zprávu SMOl
- zajišťuje copywriting a redakční zpracování informačních materiálů
sociální sítě:
- zpracovává a publikuje příspěvky a zprávy na sociálních sítích (Facebook, X/Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn) v oblasti investic, estetizace, strategie města, Smart City a dalších
- zpracovává a publikuje příspěvky na sociálních sítích (Facebook, Instagram, X/Twitter, YouTube) z oblasti kultury a cestovního ruchu
- administruje a plánuje reklamu na sociálních sítích
webové stránky a intranet:
- zajišťuje vývoj a správu webových stránek města www.olomouc.eu, webových aplikací a dalších tematických webových stránek (např. dotace, materiály RMO, ZMO)
- zajišťuje správu a obsah městského kalendáře akcí na webových stránkách
- zajišťuje správu e-shopu Informačního centra Olomouc
- zajišťuje správu systému pro prodej vstupenek
- zajišťuje správu a rozvoj mobilní aplikace Moje Olomouc
- zajišťuje správu a rozvoj aplikace pro tvorbu zápisů a požadavků komisí městských částí
- zajišťuje správu a vývoj intranetu
- zajišťuje správu a vývoj extranetu pro RMO a ZMO
- zajišťuje správu a obsah turistického webu
- zajišťuje správu a vývoj redakčního systému pro webové stránky města
- zajišťuje kódování webových šablon (html, javascript, css)
- zajišťuje webdesign výstupních šablon administrovaných webů
agendu oddělení:
- komunikuje s externími dodavateli služeb (reklamní agentury, grafická studia, tiskárny)
- zajišťuje realizaci služebních cest členů RMO dle požadavků přidělenými služebními vozidly MMOl – po odsouhlasení vedoucí(ho) odboru kancelář primátora
- zajišťuje pravidelnou údržbu a funkčnost přidělených služebních vozidel
- připravuje a zajišťuje podklady pro rozpočet oddělení a jeho čerpání
- vede a vystavuje objednávky odboru
- likviduje faktury a paragony vystavením zúčtovacích a platebních poukazů za oddělení
- administruje smlouvy
- sleduje čerpání z rozpočtu na informační kampaně
oddělení zahraničních vztahů zajišťuje:
- kontakty s partnerskými městy – rozvíjení společných projektů
- program zahraničních návštěv primátora a reprezentantů SMOl
- program zahraničních návštěv na radnici
- komunikaci s velvyslanectvími
- komunikaci se zahraničními institucemi
- tlumočnický a překladatelský servis pro primátora a vedení SMOl
- spolupráci s oddělením matrika odboru správních činností v oblasti vyřizování občanských záležitostí přicházejících ze zahraničí
- zpracování dokumentace spojené se služebními zahraničními cestami
- evidenci spolupráce SMOl s organizacemi, institucemi a svazy
- monitoring evropských záležitostí ve vztahu k městům a obcím
- agendu dotací v oblasti zahraničních aktivit s důrazem na partnerská města:
- příjem žádostí
- předložení návrhu na přidělení příspěvků RMO
- kontrola vyúčtování poskytnutých dotací
- přípravu a sledování čerpání rozpočtu oddělení
- hospodaření s finančními prostředky v rámci rozpočtu oddělení
PŘENESENÁ PŮSOBNOST
1. Výkon přenesené působnosti v základním rozsahu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu daném územím města Olomouce
územní rozsah:
město Olomouc (část Bělidla, Černovír, Droždín, Hejčín, Hodolany, Holice, Chomoutov, Chválkovice, Klášterní Hradisko, Lazce, Lošov, Nedvězí, Nemilany, Neředín, Nová Ulice, Nové Sady, Nový Svět, Olomouc, Pavlovičky, Povel, Radíkov, Řepčín, Slavonín, Svatý Kopeček, Topolany, Týneček)
2. Výkon přenesené působnosti v rozsahu pověřeného obecního úřadu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s pověřeným obecním úřadem
(dle vyhlášky č. 345/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem)
územní rozsah:
města:
Olomouc, Velká Bystřice, Štěpánov (část Březce, Moravská Huzová, Štěpánov)
městyse:
Dub nad Moravou (část Bolelouc, Dub nad Moravou, Tučapy), Náměšť na Hané, Velký Újezd
obce:
Bělkovice-Lašťany, Blatec, Bohuňovice, Bukovany, Bystročice (část Bystročice, Žerůvky), Bystrovany, Daskabát, Dolany (část Dolany, Pohořany, Véska), Doloplazy, Drahanovice (část Drahanovice, Kníničky, Lhota pod Kosířem, Ludéřov, Střížov), Grygov, Hlušovice, Hněvotín, Horka nad Moravou, Charváty (část Čertoryje, Drahlov, Charváty), Kozlov (část Kozlov, Slavkov), Kožušany-Tážaly (část Kožušany, Tážaly), Krčmaň, Křelov-Břuchotín (část Břuchotín, Křelov), Liboš, Loučany, Luběnice, Lutín (část Lutín, Třebčín), Majetín, Mrsklesy, Přáslavice (část Kocourovec, Přáslavice), Příkazy (část Hynkov, Příkazy), Samotišky, Skrbeň, Slatinice (část Lípy, Slatinice), Suchonice, Svésedlice, Těšetice (část Rataje, Těšetice, Vojnice), Tovéř, Tršice (část Hostkovice, Lipňany, Vacanovice, Přestavlky, Tršice, Zákřov), Ústín, Velký Týnec (část Čechovice, Velký Týnec, Vsisko), Věrovany (část Nenakonice, Rakodavy, Věrovany)
3. Výkon přenesené působnosti v rozsahu obecního úřadu obce s rozšířenou působností stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s rozšířenou působností
(dle vyhlášky č. 346/2020 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s rozšířenou působností, území obvodů hlavního města Prahy a příslušnosti některých obcí do jiného okresu)
4. Výkon přenesené působnosti na základě veřejnoprávních smluv
5. Výkon přenesené působnosti na základě rozhodnutí krajského úřadu, popř. rozhodnutí ministerstva vnitra
zpracovala: Mgr. Helena Plachá – vedoucí odboru kancelář primátora