SAMOSTATNÁ PŮSOBNOST
A. Vedoucí odboru:
- řídí, organizuje a kontroluje práci odboru,
- tvoří a koordinuje koncepční projekty odboru.
B. Samostatní zaměstnanci
sekretářka - hospodářka:
- zajišťuje chod sekretariátu odboru,
- organizuje porady odboru,
- sleduje plnění úkolů odboru vyplývajících z jednání RMO a ZMO,
- sleduje čerpání provozního rozpočtu odboru,
- zajišťuje zpracování a předložení rozpočtových změn
- zajišťuje spisovou službu odboru,
- zajišťuje agendu docházky odboru,
- eviduje objednávky, likvidace faktur odboru,
- eviduje smlouvy, likvidace faktur odboru
- zajišťuje údržbu a opravy majetku na odboru,
- eviduje služební průkazy zaměstnanců odboru,
- zajišťuje správné a úplné archivování materiálů sekretariátu,
- zajišťuje evidenci a fyzickou inventarizaci majetku odboru (pořízení, převody, vyřazení),
- zajišťuje agendu stravného pro zaměstnance odboru
- správce úřední desky za odbor
- provádí vidimaci a legalizaci dle potřeb odboru,
- zajišťuje ostatní administrativně technické práce dle potřeb a pokynů vedoucího odboru,
- vede statistické údaje o činnosti odboru včetně vypracování tabulek pro potřeby vedení statistik.
administrativní pracovník:
- spolupracuje při zajištění činností sekretariátu odboru,
- spolupracuje při zajišťování spisové služby odboru,
- vede statistické údaje o činnosti odboru včetně vypracování tabulek pro potřeby vedení statistik,
- podílí se na zpracování podkladů k projektům včetně žádostí uplatňovaných na čerpání finanční pomoci z fondů EU,
- vykonává různorodé administrativní práce podle obvyklých postupů přípravy a realizace projektů nebo rámcových instrukcí,
- zajišťuje ostatní administrativně-technické práce dle potřeb a pokynů vedoucího odboru.
C. Jednotlivá oddělení
oddělení dotačních titulů a strategie ITI:
- odpovídá za přípravu, realizaci, administraci a vyhodnocení dotačního projektu místního akčního plánu města, území ORP či jinak stanoveného území dle podmínek dotačních titulů,
- odpovídá za přípravu, realizaci, administraci a vyhodnocení dotačního projektu integrovaného plánu rozvoje města nebo rozvoje území ORP či jinak stanoveného území dle podmínek dotačních titulů,
- odpovídá za přípravu, realizaci, administraci a vyhodnocení dotačního projektu integrované strategie (finančního nástroje) rozvoje města nebo rozvoje území ORP nebo rozvoje území Olomoucké aglomerace či jinak stanoveného území dle podmínek dotačních titulů pro programové období EU 2014-2020,
- ve spolupráci s odborem strategie a řízení se podílí na přípravě a připomínkování strategických rozvojových dokumentů popř. dotačních titulů a programů na evropské, národní a krajské úrovni,
- monitoruje ve spolupráci s odborem strategie a řízení přípravu dokumentů pro programové období EU 2021–2027 na evropské, národní a krajské úrovni a podílí se na přípravě nezbytných rozvojových dokumentů a koncepcí pro plánovací období 2021–2027 na úrovni města,
- podílí se na přípravě integrované strategie Olomoucké aglomerace pro období 2021-2027 zejména ve vazbě na vymezení území aglomerace, analýzu problémů, analýzu potřeb, zmapování strategií na území aglomerace, stanovení cílů a priorit, návrh konkrétních opatření, stanovení finančního plánu a časového harmonogramu strategie, nastavení indikátorů pro jednotlivé cíle, nastavení implementace strategie a jejího monitoringu a hodnocení, spolupracuje s odborem strategie a řízení, připomínkuje veškeré dokumenty a materiály a účastní se všech jednání k přípravě integrované strategie aglomerace pro období 2021-2027,
- zodpovídá za realizaci a zajišťuje činnosti související s implementací projektu integrované strategie Olomoucké aglomerace pro období 2021-2027,
- podílí se na koordinaci zpracování integrovaných plánů rozvoje, akčních plánů nebo jiných strategických dokumentů (finančních nástrojů) financovaných z dotačních titulů, podílí se na jejich tvorbě, zpracování a monitoringu,
- provádí aktualizaci schválených projektů integrovaných plánů rozvoje, integrovaných strategií v průběhu jejich realizace či jiných dokumentů financovaných z dotačních titulů,
- připravuje návrhy na změny projektů integrovaných nástrojů, projednává návrhy změn na pracovních skupinách (a následně na řídicím výboru, v RMO a ZMO)
- zabezpečuje realizaci projektů dle podmínek a opatření plynoucích z uzavřených smluv a dohod o realizaci integrovaného nástroje, zodpovídá za plnění vyplývající z akceptačních dopisů řídicích orgánů operačních programů,
- zajišťuje činnost sekretariátu řídicího výboru Integrované teritoriální investice Olomoucké aglomerace (ITI OA),
- připravuje materiály pro jednání ZMO a RMO týkající se dotačních projektů místního akčního plánu, integrovaného plánu rozvoje nebo integrované strategie (finančního nástroje) rozvoje města nebo rozvoje území ORP nebo rozvoje území Olomoucké aglomerace či jinak stanoveného území, účastní se jejich projednávání a plní usnesení, která jsou z nich přijata,
- odpovídá za vytvoření finančních plánů a časových harmonogramů integrovaných plánů a strategií v rámci dotovaných projektů, na nastavení monitorovacích indikátorů pro jednotlivé cíle a aktivity, na nastavení implementace integrovaných plánů a strategií a jejich monitoringu, plánuje a aktualizuje plnění finančních plánů integrovaných nástrojů a plnění hodnot jejich monitorovacích indikátorů (včetně milníků),
- zajišťuje vypracovávání návrhů harmonogramu výzev integrovaných plánů a strategií, jejich projednání v pracovních skupinách (následně na řídicím výboru, v RMO),
- zajišťuje koordinaci aktivit pro vyhlašování výzev k předkládání projektových záměrů v rámci integrovaných plánů a strategií, zajišťuje absorpční kapacitu a projednává podmínky výzev s příslušnými řídicími orgány operačních programů, vyhlašuje výzvy nositele ITI,
- spolupracuje se zprostředkujícím subjektem v rámci přípravy hodnotících kritérií pro hodnocení projektových žádostí,
- organizačně zajišťuje setkávání řídícího výboru a pracovních skupin pro přípravu a realizaci integrovaného plánu nebo strategie v rámci dotovaných projektů,
- zpracovává a předkládá podklady na jednání pracovních skupin, vede jednání pracovních skupin a zpracovává výstupy z jednání,
- vypracovává návrhy hodnocení k projektovým záměrům a zajišťuje jejich projednání v příslušných pracovních skupinách a následně na řídicím výboru ITI OA,
- vypracovává návrhy souborů projektových záměrů a návrhy souladu projektových záměrů s integrovanými plány a strategiemi,
- zajišťuje podporu absorpční kapacity v rámci strategických a specifických cílů integrovaných plánů, integrovaných strategií a akčních plánů, zajišťuje podporu při přípravě klíčových projektů,
- organizačně zajišťuje setkávání představitelů obcí a jednání s dalšími partnery v území aglomerace,
- na území Olomoucké aglomerace komunikuje s partnery a ostatními subjekty za účelem naplnění cílů integrovaných plánů rozvoje, integrovaných strategií či jiných dokumentů financovaných z dotačních titulů,
- zasílá vyjádření řídicího výboru ITI OA předkladatelům projektových záměrů,
- monitoruje jednotlivé projekty, projednává změny projektových žádostí v pracovních skupinách a na řídicím výboru ITI OA, vyhodnocuje soulad změn projektů se strategií ITI OA,
- zajišťuje metodické řízení, monitoring a evaluaci strategie ITI OA a vypracovává monitorovací, hodnotící a evaluační zprávy, které následně projednává na řídicím výboru a RMO, spolupracuje s řídicími orgány operačních programů při vypracovávání procesních evaluací integrovaného nástroje,
- zajišťuje metodickou podporu procesů plánování ISg v rámci realizace, přípravy projektových žádostí a výzev,
- vypracovává půlroční zprávy o plnění ISg,
- komunikuje s poskytovateli dotací a řídicími orgány operačních programů,
- monitoruje ve spolupráci s odborem strategie a řízení přípravu dokumentů pro plánovací období 2021–2027 na národní úrovni, připravuje a podílí se na přípravě dokumentů pro plánovací období 2021–2027 na úrovni města, ORP a Olomoucké aglomerace,
- zajišťuje ostatní administrativní činnosti související s realizací dotovaných integrovaných projektů – zpracovává průběžné monitorovací zprávy, změny v projektech, žádosti o platbu a závěrečná vyúčtování projektů, hlášení o udržitelnosti projektů, publicitu projektů,
- uchovává veškerou dokumentaci související s přípravou, realizací a udržitelností dotovaných projektů, integrovaných plánů a strategií (dle dotačních podmínek a pro potřeby následných kontrol),
- vede databázi projektových fiší a zásobník projektových záměrů k integrovaným plánům a strategiím,
- zajišťuje aktualizaci internetových stránek (www.olomoucka-aglomerace.eu; http://map.olomouc.eu/; příslušné části www.olomouc.eu týkající se dotovaných projektů a integrovaných nástrojů),
- vydává informační materiály o dotačních projektech integrovaných plánů rozvoje, integrovaných strategií, akčních plánů,
- zajišťuje propagaci a informovanost veřejnosti o realizaci neinvestičních „měkkých“ projektů, mezinárodních projektů, integrovaných plánů a strategií,
- účastní se jednání Národní stálé konference (NSK) a Regionální stále konference (RSK) a jejich pracovních skupin,
- zajišťuje přípravu, realizaci a administraci projektu i evaluaci MAP v ORP Olomouc (dále jen MAP),
- komunikuje se zřizovateli, řediteli škol, excelentními učiteli, zástupci neformálního vzdělávání, rodiči a s pomocí komunikačních mechanismů vytváří funkční síť partnerů za účelem efektivní realizace jednotlivých opatření projektu MAP,
- komunikuje se zástupci MAS, mikroregionů, RSK a KAP,
- zajištuje metaanalýzu strategií v oblasti vzdělávání,
- zajišťuje zpracování strategického rámce do roku 2023, včetně investičních priorit a akčního plánu MAP,
- dohlíží na plnění harmonogramu, klíčových aktivit a monitorovacích indikátorů MAP,
- zpracovává monitorovací zprávy a žádosti o platbu pro MAP,
- připravuje materiály na jednání Řídícího výboru MAP , účastní se jejich projednávání a plní usnesení, která jsou z nich přijata,
- svolává a účastní se jednání pracovních skupin MAP k jednotlivým tématům,
- provádí evaluaci úspěšnosti procesů vytváření partnerství, výsledků a dopadů akčního ročního plánu, jeho dopady na strategii MAP v ORP Olomouc.
- zajišťuje přípravu, realizaci, administraci, udržitelnost a archivaci projektu zaměřeného na tvorbu integrované strategie pro Olomouckou aglomeraci na období 2021-2027 z Operačního programu Technická pomoc či jiného dotačního titulu, podílí se na přípravě dokumentů a na nastavení finančního plánu, monitorovacích indikátorů a časového harmonogramu,
- zajišťuje finanční řízení projektů pro financování řízení strategie ITI OA a pro financování zprostředkujícího subjektu ITI OA z Operačního programu Technická pomoc 2014-2020
- připravuje materiály pro jednání RMO a ZMO týkající se neinvestičních „měkkých“ projektů, uplatňovaných do fondů EU a jiných dotačních programů EU, kraje či ČR, a přeshraničních/mezinárodních projektů (včetně vyjádření příslušných odborů MMOl); účastní se jejich projednávání a plní usnesení, která jsou z nich přijata,
- příprava, realizace, udržitelnost a archivace neinvestičních „měkkých“ projektů, projektů přeshraniční a mezinárodní spolupráce,
- zajišťuje administrativní činnosti související s realizací „měkkých“ projektů, přeshraničních a mezinárodních projektů – zpracovává monitorovací zprávy (průběžné, etapové, závěrečné), hlášení o změnách v projektu a závěrečná vyúčtování projektů,
- podává žádosti o platbu dotace u neinvestičních „měkkých“ projektů, přeshraničních a mezinárodních projektů,
oddělení přípravy projektů:
- zajišťuje přípravu žádostí o dotaci u projektů uplatňovaných na čerpání finanční pomoci ze strukturálních fondů a programů EU, ze Švýcarských fondů, EHP a Norských fondů pro statutární město Olomouc a městské organizace,
- zajišťuje přípravu žádostí o dotaci u projektů uplatňovaných na čerpání finanční pomoci ze státního rozpočtu a národních zdrojů, z nadací a dále projektů s finančním příspěvkem jiných právních subjektů, pro statutární město Olomouc a městské organizace,
- koordinuje a řídí činnosti související s přípravnou fází (zpracováním a podáním žádostí o podpory a dotace včetně vypracování nebo zajištění všech povinných příloh žádosti) ve spolupráci s dalšími odbory MMOl
- zajišťuje zpracování podkladů k žádostem o dotace (např. projektový záměr, studie proveditelnosti, CBA a jiné analýzy atd.),
- v případě projektů stavebního charakteru uplatňovaných na čerpání dotací zajišťuje přípravnou fázi projektu až do fáze podpisu Smlouvy o poskytnutí dotace nebo Rozhodnutí o poskytnutí dotace a po schválení přijetí dotace v RMO předává tyto projekty k realizaci odboru investic na základě předávacího protokolu a krycího listu projektu,
- u projektů nestavebního charakteru koordinuje a řídí činnosti související s realizační fází (administrace žádostí o změny v průběhu realizace, předkládání zpráv o realizaci, žádostí o platbu a závěrečného vyúčtování) a fází udržitelnosti (předkládání zpráv o udržitlenosti), dále sleduje plnění závazků vzniklých přijetím podpory, zpracovává průběžné a závěrečné vyhodnocení čerpání přiznaných dotací a podpor jednotlivých nestavebních projektů za SMOl,
- zajišťuje provedení nezávislého auditu nebo posouzení správnosti administrace dotovaných projektů nestavebního charakteru (pokud je vyžadován),
- účastní se finančních kontrol poskytovatele dotace, které prověřují dodržení podmínek, za kterých byla dotace poskytnuta a koordinuje realizaci opatření zajišťujících nápravu případných zjištění u projektů nestavebního charakteru,
- připravuje materiály pro jednání ZMO a RMO týkající se projektů uplatňovaných do fondů EU a jiných dotačních programů EU či ČR, účastní se jejich projednávání a plní usnesení, která jsou z nich přijata,
- podílí se na zajišťování, analýze a návrhu systémů financování SMOl v souvislosti se zpracováváním projektů stavebního i nestavebního charakteru, prostřednictvím více zdrojů financování např. mimorozpočtových zdrojů (evropské fondy, granty, pilotní projekty) a dalších veřejných zdrojů, úvěrových, dotačních apod. ve spolupráci s ekonomickým odborem, zpracovává finanční a časové plány projektů,
- vede a uchovává dokumentaci o projektech uplatňovaných do dotačních programů a fondů EU a ČR, jako pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky včetně archivace veškerých dokladů souvisejících s realizací nestavebních projektů a jejich financováním po ukončení financování projektů,
- podílí se na tvorbě investičního plánu města a na přípravě investičních akcí, podílí se na zpracování investičních záměrů podle zadání, způsobu financování, projektové přípravě apod.,
- koordinuje v rámci činnosti odboru činnost ostatních složek Magistrátu města Olomouce směřující k uplatňování projektů na čerpání dotací,
- koordinuje a řídí proces projektového řízení u projektů, které jsou realizovány za pomocí dotací,
- posuzuje a analyzuje možnosti využití prostředků z fondů a programů EU a ČR ve vztahu k projektovým záměrům a investičním akcím vzešlým z požadavků odborů magistrátu a organizací SMOl,
- zajišťuje plnění podmínek vyplývajících z Rozhodnutí o poskytnutí dotací k jednotlivým nestavebním projektům a případně dalších pokynů vydaných poskytovatelem dotací a zodpovídá za jejich naplnění,
- zajišťuje povinnou publicitu projektů v souladu s metodickými pokyny jednotlivých operačních programů a v souladu s nařízeními evropské komise u administrovaných nestavebních projektů,
- je kontaktním místem SMOl ve vztahu ke kontrolním orgánům a implementačním agenturám jednotlivých dotačních programů SF EU a národních dotačních programů,
- zajišťuje statistiky projektů připravovaných a realizovaných na odboru dotačních projektů,
- zajišťuje monitoring vyhlašovaných dotačních výzev – pravidelné zasílání přehledu aktuálních výzev z fondů a programů EU a národních zdrojů na jednotlivé odbory MMOl a městské organizace
- monitoruje přípravu dokumentů pro programové období EU 2021–2027 na evropské, národní a krajské úrovni.
PŘENESENÁ PŮSOBNOST
1. Výkon přenesené působnosti v základním rozsahu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu daném územím města Olomouc
2. Výkon přenesené působnosti v rozsahu pověřeného obecního úřadu stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s pověřeným obecním úřadem
(dle vyhlášky č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností, ve znění pozdějších předpisů)
3. Výkon přenesené působnosti v rozsahu obecního úřadu obce s rozšířenou působností stanoveném zákonem o obcích a dalšími zákony ve správním obvodu obce s rozšířenou působností
(dle vyhlášky č. 388/2002 Sb., o stanovení správních obvodů obcí s pověřeným obecním úřadem a správních obvodů obcí s rozšířenou působností, ve znění pozdějších předpisů)
4. Výkon přenesené působnosti na základě veřejnoprávních smluv
5. Výkon přenesené působnosti na základě rozhodnutí krajského úřadu, popř. rozhodnutí ministerstva vnitra
zpracoval: Ing. Radovan Sítek – vedoucí odboru