Prostřednictvím datových zpráv a do nich vložených dokumentů je možné zasílat statutárnímu městu podání v elektronické podobě. Datové zprávy lze statutárnímu městu zasílat e-mailem na [email protected] nebo prostřednictvím datové schránky kazbzri. Podání v elektronické podobě spolu s přílohami je možné zasílat 24 hodin denně. Jejich zpracování však probíhá pouze v úředních hodinách podatelny.
UPOZORNĚNÍ: E-mailové adresy zaměstnanců nejsou určeny pro příjem podání určených statutárnímu městu Olomouc.
A. Technické podmínky pro příjem podání v elektronické podobě
- Maximální celková velikost datové zprávy prostřednictvím [email protected] včetně vložených dokumentů je 8 MB, maximální celková velikost datové zprávy prostřednictvím datové schránky včetně vložených dokumentů je 20 MB.
UPOZORNĚNÍ: Překročí-li datová zpráva včetně vložených dokumentů maximální povolenou velikost, nebude datová zpráva doručena.
- Pokud obsahuje datová zpráva nebo dokument počítačový program, který je způsobilý přivodit škodu na informačním systému statutárního města (např. viry, trojský kůň atd.), považuje se takové elektronické podání, v souladu s § 4 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, za nedodané, dále se nezpracovává a nepřihlíží se k němu. O této skutečnosti bude podatel vyrozuměn.
- Poškozené dokumenty, které nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a nelze zjistit, jaké obsahují podání, se považují, v souladu s § 4 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, za nedodané, dále se nezpracovávají a nepřihlíží se k nim. O této skutečnosti bude podatel vyrozuměn.
UPOZORNĚNÍ: Za poškozený dokument se považuje i dokument, který není možné vytisknout.
- Statutární město přijímá v souladu s právními předpisy (např. § 37 odst. 4 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, § 70 a násl. zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád atd.) podání v elektronické podobě (např. žádost, vyjádření účastníků, stížnost, omluvy z jednání atd.) a jejich přílohy doručené na elektronickou adresu podatelny POUZE v těchto datových formátech
- *.txt (prostý text)
- *.htm; *.html (Hypertext Markup Language Document)
- *.pdf (Portable Document Format); PDF/A (Portable Document Format for long-term Archiving)
- *.rtf (Rich text format)
- *.doc (Dokument Microsoft Word)
- *.xls (Sešit Microsoft Excel)
- *.odt (Open Document Text)
- *.ods (Open Document Spreadsheet)
- *.gif Graphics Interchange Format
- *.jpg; *.jpeg Joint Photographic Experts Group
- *.png (Portable Network Graphic)
- *.tif (Tagged Image Format File)
- *.isdoc; isdocx (Information Systém Document) verze 5.2 a vyšší
- *.xml (Extensible Markup Language Document)
UPOZORNĚNÍ: Dokumenty zaslané statutárnímu městu v jiném než povoleném formátu se v souladu s § 4 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, považují za nedodané. Statutární město dokument dále nezpracovává a nepřihlíží k němu. O této skutečnosti bude podatel vyrozuměn.
DOPORUČENÍ: Z důvodu zajištění bezpečnosti a integrity obsahu podání nedoporučujeme psát samotné podání v elektronické podobě přímo do těla e-mailu, ale přiložit je jako samostatný dokument ve formátu PDF nebo PDF/A. V těle e-mailu je vhodné uvést pouze průvodní informace o přiloženém podání.
- Do předmětu datové zprávy uvádějte stručně její obsah, urychlíte tím zpracování.
- Datovou zprávu nebo dokument nešifrujte. V opačném případě bude toto podání v elektronické podobě, které nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem, považováno za nedodané, v souladu § 4 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, dále se nezpracovává a nepřihlíží k němu. O této skutečnosti bude podatel vyrozuměn.
B. Podepisování datových zpráv a dokumentů
- Podání v elektronické podobě zaslaná magistrátu na e-mail elektronické podatelny statutárního města musí být v souladu s procesními předpisy podepsána uznávaným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb.
- Vlastníte-li certifikát vydaný zahraničním poskytovatelem certifikačních služeb, je nutné, aby byl certifikát považovaný za kvalifikovaný dle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES a Rozhodnutí komise 2009/767/ES, kterým se stanovují opatření pro usnadnění užití postupů s využitím elektronických prostředků prostřednictvím „jednotných kontaktních míst” podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES o službách na vnitřním trhu. Tuto skutečnost si je podavatel povinen ověřit v aplikaci CertlQ zveřejněné na stránkách http://tsl.gov.cz/.
UPOZORNĚNÍ: Elektronický podpis musí být v souladu s § 6 odst. 1 zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce uznávaným elektronickým podpisem. Ověřte si, zda Vám byl skutečně vydán kvalifikovaný certifikát a můžete tak opatřovat svoje podání uznávaným elektronickým podpisem. Na podání podepsaná pouhým zaručeným elektronickým podpisem či podpisem založeným na komerčním certifikátu bude pohlíženo jako na nepodepsaná.
UPOZORNĚNÍ: V případě podání zaslaného statutárnímu městu e-mailem, kdy je podání v elektronické podobě obsaženo v přiloženém dokumentu, je podávající povinen podepsat uznávaným elektronickým podpisem zejména dokument obsahující toto podání, nikoliv pouze tělo e-mailu. Vyhnete se tím případným problémům při zpracování a vyhodnocování podpisu podání.
C. Potvrzení přijetí elektronického podání a ověření elektronického podpisu
- O přijetí datové zprávy a v ní vložených dokumentů zaslaných na elektronickou podatelnu statutárního města budete, v souladu s § 4 odst. 8 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, informováni potvrzující zprávou na e-mail, ze kterého bylo doručení elektronickou cestou přijato. Informace o přijetí datové zprávy by měla být obdržena během několika minut, nejpozději však do 3 dnů od jejího dodání statutárnímu městu.
- V případě datové zprávy zaslané prostřednictvím datových schránek nahrazuje tuto zprávu doručenka, kterou generuje informační systém datových schránek.
UPOZORNĚNÍ: Pokud jste potvrzení o přijetí datové zprávy neobdrželi, zkontrolujte si nejprve, zda jste e-mail poslali na správnou adresu elektronické podatelny statutárního města. Jestliže jste ověřili, že jste e-mail poslali na správnou elektronickou adresu nebo jste elektronickou adresu vyplnili správně v elektronickém formuláři, pro ověření přijetí datové zprávy telefonicky kontaktujte podatelnu statutárního města. K přijetí datové zprávy o doručení je nutné mít emailovou schránku trvale dostupnou a způsobilou k přijímání zpráv (zaplnění, dostupnost schránky...) Tuto skutečnost si je povinen podavatel zajistit sám.
D. Další informace k příjmu elektronických podání
- Na zaslané obchodní sdělení dle zákona č. 480/2004 Sb., zákon o některých službách informační společnosti nebo jinou nevyžádanou poštu (tzv. SPAM) nebude statutárním městem reagováno.
E. Podávání dokumentů na přenosných technických nosičích dat
- Statutární město přijímá dokumenty na přenosných technických nosičích dat CD, příp. DVD.
UPOZORNĚNÍ: Na technických nosičích dat je možno podávat statutárnímu městu zejména statické obrazové, dynamické obrazové nebo zvukové dokumenty v datových formátech dokumentů PNG, TIF, TIFF, JPEG/JFIF, MPEG-2, MPEG-1, GIF, MP2, MP3, WAV a PCM, jež pro svou velikost nelze statutárnímu městu zaslat jiným způsobem. Spolu s technickým nosičem dat je třeba zaslat průvodní písemné podání v listinné podobě, které musí být podepsáno.
Dokument v analogové podobě, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a současně z něj nelze určit, kdo jej odeslal, statutární město nezpracovává.